淺談如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理

 1 簡要了解醫(yī)院檔案的含義
醫(yī)院檔案主要是指醫(yī)院在最初建設(shè)以及后來的不斷發(fā)展之中所從事的管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研等等各項(xiàng)活動(dòng)之中逐漸形成的具有保留與參考價(jià)值的一項(xiàng)記錄，包含著文字、圖表、聲音、圖像等等各種形式、各種載體的歷史記錄。而對(duì)于醫(yī)院檔案進(jìn)行管理，則是指的是包括黨務(wù)、行政、醫(yī)療技術(shù)、儀器設(shè)備、人事資料在內(nèi)等等各種檔案資料的管理，這是一項(xiàng)幾乎可以覆蓋到醫(yī)院各個(gè)部門的工作，是醫(yī)院進(jìn)行自身管理的一個(gè)重要的方面。而且，現(xiàn)今階段，隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，檔案管理工作在醫(yī)院管理之中的地位也在逐步上升，受到更多地重視。如何緊跟時(shí)代發(fā)展，適應(yīng)醫(yī)院不斷進(jìn)步的要求，改進(jìn)醫(yī)院檔案的管理已經(jīng)成為一項(xiàng)值得深究的問題。
2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的一些問題
2.1 醫(yī)院檔案管理的意識(shí)不足，單純地認(rèn)為檔案管理是專職人員的責(zé)任 所謂的檔案管理意識(shí)指的是人們可以自覺地認(rèn)識(shí)與了解檔案的價(jià)值，明白檔案在管理之中所含有的價(jià)值，所具備的功能以及所占據(jù)的地位的一種自覺的思維活動(dòng)意識(shí)。就目前實(shí)際情況而言，我國大多數(shù)醫(yī)院的人員對(duì)于檔案意識(shí)是十分模糊的，大多數(shù)醫(yī)院重視經(jīng)營、輕視檔案的意識(shí)是普遍存在的。部分醫(yī)院的科室甚至認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)可有可無的工作，意識(shí)不到檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院管理的重要性，對(duì)檔案管理沒有一個(gè)該有的認(rèn)識(shí)，還有一些醫(yī)院出現(xiàn)了為了簡便，將一些檔案資料隨便存放在自己科室的柜子里，而沒有把這些具備價(jià)值的檔案資料提交給醫(yī)院綜合檔案資料管理室進(jìn)行統(tǒng)一綜合性的保管，致使很多具有重要價(jià)值的檔案資料破損甚至丟失。“檔案管理是專職檔案員的事情，與我沒有關(guān)系”這項(xiàng)錯(cuò)誤的意識(shí)，使得很多的科室人員對(duì)于檔案資料的寶貴程度沒有認(rèn)識(shí)，更加認(rèn)識(shí)不到保護(hù)好檔案是每一個(gè)員工都應(yīng)該具備的一項(xiàng)責(zé)任。
2.2 醫(yī)院檔案管理制度不夠健全，管理的范圍也不夠明確 隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步，醫(yī)院檔案的內(nèi)涵以及外延也隨著發(fā)生了巨大的變化，但是與之相關(guān)的檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、制度、考核等等卻沒有隨之緊跟發(fā)展起來，這些方面還處于較為空白的狀態(tài)。醫(yī)院缺乏一套完善科學(xué)的管理體系，沒有形成一項(xiàng)健全的制度，致使很多的醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，一般都會(huì)根據(jù)自己的實(shí)踐情況，或者依據(jù)自己對(duì)于檔案管理的理解進(jìn)行簡單的管理，從而使得檔案在進(jìn)行管理之時(shí)呈現(xiàn)出一種分散的狀態(tài)，也正是由于沒有進(jìn)行統(tǒng)一性的管理，使得眾多珍貴的檔案資料在四處的分散中逐漸丟失，沒有將檔案該具有的積極作用發(fā)揮出來。
2.3 檔案管理工作人員的素質(zhì)良莠不齊，缺乏專有人才 目前，我國在檔案管理人員的培養(yǎng)方面還是不足的，使得我國的檔案管理人員的管理水平、專業(yè)能力、理論知識(shí)、文化程度以及整體素質(zhì)方面存在較大的差距，與不斷進(jìn)步的時(shí)代發(fā)展是格格不入的，無法滿足時(shí)代發(fā)展對(duì)于檔案管理人員的要求。主要表現(xiàn)為檔案管理專業(yè)出身的人員很少，而且檔案管理人員學(xué)歷一般比較低，知識(shí)結(jié)構(gòu)也不是很科學(xué)合理，尤其是高層次的檔案管理人員更是少之又少。這些情況是無法適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理發(fā)展的時(shí)代需要的，檔案管理人員的這種較低層次的水平已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案管理的總體水平。而在醫(yī)院進(jìn)行人才的培養(yǎng)中，對(duì)于醫(yī)療技術(shù)人員技術(shù)以及素質(zhì)不斷提高與繼續(xù)教育投入了大量的精力，但是對(duì)于檔案管理人員素質(zhì)水平如何則沒有一個(gè)進(jìn)行改善的計(jì)劃，這樣的差距，更加使得我國的檔案管理工作無法更好地進(jìn)行，檔案管理人員在思想觀念上無法跟上時(shí)代發(fā)展，管理水平上更是難以與新時(shí)代相跟，致使我國的檔案管理工作明顯缺乏創(chuàng)新性，像一潭死水，沒有活力。
2.4 對(duì)于檔案管理所需要的硬件設(shè)施投入不足 由于醫(yī)療用房一般呈現(xiàn)出緊張狀態(tài)，這就導(dǎo)致了檔案管理所需要的用房更加狹小，很難滿足檔案安全保管的客觀需要。而在經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，科技不斷進(jìn)步的情況下，檔案管理所需要的計(jì)算機(jī)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本應(yīng)該在醫(yī)院進(jìn)行廣泛的使用，但由于對(duì)于此項(xiàng)的投入不足，致使許多醫(yī)院仍舊采用手工收集、記錄、檢索的方式，這樣就大大減少了檔案的信息量，從而很難對(duì)檔案進(jìn)行利用與開發(fā)，使得檔案管理的重要作用難以發(fā)揮。
3 在發(fā)展醫(yī)院檔案管理工作中的幾項(xiàng)建議
3.1 加大對(duì)于檔案管理工作的宣傳，增強(qiáng)全院人員對(duì)于檔案管理的意識(shí) 做好檔案管理的宣傳工作，首先要樹立檔案管理的良好的形象，可以充分利用醫(yī)院的院報(bào)、墻報(bào)、櫥窗以及網(wǎng)站等形式，進(jìn)行積極的宣傳，向更多的員工宣傳檔案管理的工作，讓廣大的職工更加充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在醫(yī)院的醫(yī)療、科研以及教學(xué)方面所起到的重要作用，從而提高員工對(duì)于檔案管理工作的積極性，促使每一位員工的檔案管理意識(shí)不斷增強(qiáng)，樹立好檔案管理人人有責(zé)的管理觀念。同時(shí)，在宣傳本院寶貴的檔案資料之時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)于國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及各種規(guī)范制度的宣傳，強(qiáng)化全體職員尤其是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于檔案管理的意識(shí)，只有他們逐漸重視起檔案管理工作，才能夠促進(jìn)檔案管理工作列入領(lǐng)導(dǎo)管理的日常管理事務(wù)議程，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作有計(jì)劃、有步驟的開展進(jìn)行，促進(jìn)我國的檔案管理工作日趨完善。
3.2 加強(qiáng)對(duì)于檔案管理利用的重視程度 進(jìn)行檔案管理的最終目的是為了更好地利用這些檔案，因此，每一位檔案管理人員要學(xué)會(huì)樹立運(yùn)用檔案進(jìn)行服務(wù)的意識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作，可以使檔案為更多的臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作進(jìn)行較為全面的服務(wù)。與此同時(shí)，我們還要做好各種編輯研究活動(dòng)，對(duì)于各種檔案信息進(jìn)行開發(fā)，編寫出各種各樣的專題，并且做好匯編工作，只有這樣才能更好地運(yùn)用檔案信息。在進(jìn)行檔案管理的同時(shí)，還要做好檔案信息的反饋管理工作，來滿足不斷發(fā)展的醫(yī)療活動(dòng)，使得檔案管理的效率得以加強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理應(yīng)該具備的社會(huì)效益。
3.3 完善檔案管理的制度，增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì) 檔案本身具有著真實(shí)性、完整性、有效性的特點(diǎn)，因而對(duì)于檔案的管理工作我們也必須做好制度性的管理。建立健全科學(xué)合理的檔案管理體系，做好檔案管理的規(guī)章制度，以制度條例進(jìn)行檔案的管理，這樣才可以減少檔案管理之中出現(xiàn)的隨意性現(xiàn)象，促進(jìn)檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。各個(gè)醫(yī)院要學(xué)會(huì)根據(jù)自身實(shí)際發(fā)展的情況，根據(jù)檔案管理的規(guī)則，實(shí)施統(tǒng)一的管理，建立專職的檔案管理人員，建立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，做好檔案的保管、借閱、移交等等管理工作。同時(shí)，為了更好地進(jìn)行管理，還要加大對(duì)于檔案管理人員的培養(yǎng)，提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)。首先要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于檔案專業(yè)主體知識(shí)的學(xué)習(xí)，同時(shí)還要學(xué)習(xí)相關(guān)的信息化知識(shí)。其次，檔案管理人員還要學(xué)會(huì)開拓自己的視野，將自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)加以拓展，才能更好地滿足檔案管理工作的發(fā)展。再次，醫(yī)院也要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，進(jìn)行有計(jì)劃、有步驟的組織。