事業(yè)單位檔案收集工作對(duì)策

事業(yè)單位的檔案收集工作關(guān)乎組織的管理內(nèi)控水平，是事業(yè)單位行政工作、管理工作的重要環(huán)節(jié)，關(guān)乎到企業(yè)的法制經(jīng)營(yíng)和合規(guī)管理，如何提高事業(yè)單位檔案收集工作，成了檔案管理人員、單位管理人員關(guān)注的焦點(diǎn)。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案收集工作存在的問題

（一）工作機(jī)制不完善

目前，許多事業(yè)單位對(duì)于檔案收集管理工作的重視程度不足，投入的資源不足，缺乏具體落地措施。這些單位在檔案收集管理工作中，只是認(rèn)為是日常事務(wù)性的工作，缺少在收集環(huán)節(jié)的落實(shí)，制度的建立更多的是“掛在墻上”，沒有具體的指向性、細(xì)節(jié)、可操作性。在檔案收集工作中，并沒有指派專業(yè)人員進(jìn)行，也缺乏必要的崗位職責(zé)。種種因素干擾了檔案收集工作的順利進(jìn)行，機(jī)制不完善導(dǎo)致很多工作都沒有依據(jù)可以執(zhí)行，檔案收集管理工作不能得到有機(jī)有序的開展。

（二）檔案收集工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

除了工作機(jī)制的不完善導(dǎo)致指引不強(qiáng)，在具體細(xì)節(jié)落實(shí)方面，包括了對(duì)檔案的收集、整理、移交、管理等各個(gè)環(huán)節(jié)存在著標(biāo)準(zhǔn)缺乏和規(guī)范不足之處。在檔案收集的過程中，缺乏必要的文件清單指引、編號(hào)規(guī)則混亂、文本內(nèi)容和實(shí)際不符、時(shí)間有偏差等等問題，沒有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，只是簡(jiǎn)單地在標(biāo)準(zhǔn)指引中以“要保證檔案收集中的內(nèi)容和實(shí)際相符”一句帶過。對(duì)于籠統(tǒng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)知，千人千面，導(dǎo)致檔案歸檔過程中沒有得到有效的保管。

（三）內(nèi)部職能不明晰

事業(yè)單位的組織架構(gòu)通常是金字塔式的直線，各個(gè)部門之間缺乏橫向聯(lián)系、職能部門之間的溝通協(xié)作較少。而檔案的收集工作需要對(duì)各個(gè)職能部門展開跨職能協(xié)作，在收集中就會(huì)因?yàn)閮?nèi)部職能的不明晰，導(dǎo)致開展工作困難重重。以醫(yī)院事業(yè)單位為例，一個(gè)病患的檔案收集可能涉及到臨床、門診、檢驗(yàn)、藥房等部門，不同科室存在職能壁壘和標(biāo)準(zhǔn)不一的問題。人事行政部門在收集檔案過程中，缺乏明確的職能指引、有效檢查、有力監(jiān)督。

（四）專業(yè)人員的不重視

事業(yè)單位中還存在有大量的專業(yè)技術(shù)人員。如，學(xué)校的老師、科研院所的研究人員、醫(yī)院的醫(yī)生等等，這些專業(yè)技術(shù)人員為事業(yè)單位提供專業(yè)技術(shù)的服務(wù)和工作，存在有大量的技術(shù)圖紙、教案、研究成果、個(gè)人的職業(yè)技能證書等檔案材料。但是，技術(shù)專業(yè)人員對(duì)于檔案的收集工作并不重視，也沒有定期與人事行政部門進(jìn)行溝通，導(dǎo)致很多有效的檔案、單位的研究成果不能順利收集歸整，工作中存在一定的不足。

二、做好事業(yè)單位檔案收集工作的思路

（一）重構(gòu)制度

事業(yè)單位內(nèi)部的職能不夠清晰、崗位僵化，不是通過組織架構(gòu)的調(diào)整就可以一勞永逸。況且，組織架構(gòu)的調(diào)整在事業(yè)單位內(nèi)困難更是重重，要用合理的管理成本對(duì)制度重構(gòu)，讓配套管理措施能夠更好地配合事業(yè)單位的檔案收集工作，使其更具有可操作性。在制度重構(gòu)的過程中，人事行政管理部門不僅需要落實(shí)制度，還要引入新的管理思路來彌補(bǔ)人事檔案收集工作中的短板。

（二）激勵(lì)配套

專業(yè)技術(shù)人員在檔案收集工作中存在有一些顧慮，主要是在日常繁忙工作中，如果還要抽身負(fù)責(zé)檔案收集的工作，消耗自身精力、影響自身績(jī)效，所以每個(gè)人都避之大吉。所以，從自身利益出發(fā)，很多人對(duì)于檔案收集工作并不主動(dòng)，能推則推。在檔案收集工作中，應(yīng)當(dāng)要有適當(dāng)?shù)募?lì)參與，打消項(xiàng)目工作人員的顧慮，使檔案管理工作可以有人做、愿意做。

（三）職責(zé)明晰

事業(yè)單位的工作開展困難重重，經(jīng)常需要上級(jí)協(xié)調(diào)進(jìn)行，管理崗位、技術(shù)崗位的職工對(duì)于檔案收集工作并不熱衷。為了避免職責(zé)不清晰、信息不對(duì)稱，造成檔案收集工作的障礙諸多，需要科室、部門的負(fù)責(zé)人與行政人員進(jìn)行職責(zé)協(xié)調(diào)，明確各自的職責(zé)任務(wù)，遵守部門首責(zé)原則。

三、做好事業(yè)單位檔案收集工作

（一）全員重視

首先，“輿論先行”，要對(duì)全員進(jìn)行崗位培訓(xùn)、宣講，要重視檔案管理和收集的工作。在檔案收集過程中，事業(yè)單位的黨委要發(fā)揮職能引領(lǐng)作用。對(duì)于當(dāng)前各個(gè)部門檔案收集工作不重視的現(xiàn)實(shí)，事業(yè)單位黨委應(yīng)當(dāng)組織全員宣講和培訓(xùn)工作，讓大家明白檔案收集與單位、組織、個(gè)人的利益密切相關(guān)，有助于個(gè)人業(yè)務(wù)層面的更好發(fā)展，將個(gè)人利益和集體利益有效連接在一起。

（二）制度優(yōu)化

事業(yè)單位的管理制度中涉及跨職能制度應(yīng)當(dāng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以“誰做合理、誰做合規(guī)、誰做更快”的原則，明確職能制度的優(yōu)化工作，明確制度不應(yīng)當(dāng)違背現(xiàn)有的崗位安排。在制度優(yōu)化過程中，要鼓勵(lì)檔案收集人員主動(dòng)下一線支持一線崗位，不僅送去人手、更送去專業(yè)指引去幫助，提升大家的信息溝通、信息交互的效率。通過對(duì)制度的聯(lián)系落實(shí)，將工作業(yè)績(jī)和個(gè)人業(yè)績(jī)進(jìn)行掛鉤，納入對(duì)本地工作人員的考核，激勵(lì)大家更好更快地完成檔案收集工作。

（三）消除顧慮

許多專業(yè)人員在檔案收集工作中，因?yàn)閷?duì)消耗自身精力、影響本職工作存在有顧慮，所以黨委的管理人員應(yīng)當(dāng)要著力消除大家的顧慮。通過政策剖析、單位制度支持、資源保障，來讓大家明白檔案收集過程不僅不會(huì)占用大家的精力，還會(huì)更好地支持各位的本職工作，消除大家的顧慮，讓大家更加積極參與到檔案收集和管理的工作中。

（四）指標(biāo)監(jiān)控

專業(yè)職能部門的負(fù)責(zé)人也應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行職能負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)人需要對(duì)檔案信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性承擔(dān)一定的責(zé)任，這樣才能更好地促進(jìn)各位完成檔案收集工作。

除了指標(biāo)結(jié)果導(dǎo)向之外，還應(yīng)當(dāng)在過程中進(jìn)行有效的控制，確保檔案的收集管理行之有效。明確預(yù)約收集、現(xiàn)場(chǎng)收集、設(shè)卡收集三個(gè)環(huán)節(jié)的制度約束和操作細(xì)則，通過信息化工具進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，保障通過行政和經(jīng)濟(jì)手段對(duì)檔案收集的質(zhì)量效率給予保障。

四、結(jié)語

事業(yè)單位的檔案收集工作要迎合新時(shí)代的發(fā)展，在檔案收集工作中要保持觀念更新，從意識(shí)上重視、制度上保障、激勵(lì)上支持、環(huán)節(jié)上約束，確保檔案收集工作的有效。

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