影響教學秘書工作質量的因素分析及對策研究-教學管理論文

摘要：教學秘書應熟悉學校教學工作的有關規(guī)章制度，熟悉本學院各專業(yè)的教育教學規(guī)律和培養(yǎng)計劃，宣傳并認真貫徹執(zhí)行；應經常深入教學第一線了解教學情況，對教學中發(fā)現(xiàn)的問題及時向教學院長或有關部門反映并提出意見和建議；應有較強的責任心、辦事認真，熱心教育教學研究和教學管理工作、有良好的協(xié)作意識；在教學院長的領導下與教務員互相配合，做好學院的教學管理工作。為了使教學管理工作落到實處，逐步建立起長效機制，提高工作效率。具體概括為以下幾點：協(xié)調溝通、參謀助手、管理建設、檢查監(jiān)督。

關鍵詞：教學秘書；工作質量；因素；對策；研究

在學分制管理下，探討高校教學秘書必備素質與能力，對促進教學管理為高校教學改革，高效地為師生服務而具有重要意義。

一、教學秘書所擔負的角色和責任

（一）政策性：檢查監(jiān)督

任何一個教學單位，任何一位領導都要在自己實踐工作中貫徹執(zhí)行黨和國家教育方針和政策。教學秘書工作內容都與政策緊密相連，無論是輔助領導工作或是處理日常事務，都必須認真地執(zhí)行上級下達各項相關政策和規(guī)定，教學秘書就是執(zhí)行和操作忠實責任者。協(xié)助制定與實施教學計劃

（二）服務性：參謀助手

教學秘書的宗旨是為教學服務。其工作內容就是為院(系)領導和師生提供優(yōu)質服務。為領導做決策性工作創(chuàng)造條件，提高工作效率。教學秘書要為院(系)各部門服務，為教師和學生服務，只有做好這三方面服務，才能保證院(系)教學任務順利完成。 

教學秘書要當好院領導的參謀和助手。因此，輔助性是教學秘書工作基本特征。院領導的工作千頭萬緒，不可能事事都考慮得很周全，這就需要教學秘書從旁協(xié)助、提醒。所以，教學秘書應兼有參謀和助手的功能。

教學秘書職責不僅僅是發(fā)揮執(zhí)行政策等功能，而且還應當協(xié)助院領導起到參謀和助手作用。教學秘書要非常熟悉與教學工作相關的方針、政策和具體要求，還要熟悉院（系）教學資源的實際配置情況，各位教學人員的秉性及實際從事教學活動能力。教學秘書這種先天優(yōu)勢和靈敏反應為充當院領導的參謀準備了充足物質條件。

（三）綜合性：協(xié)調溝通

教學秘書工作涉及到各院的全部教學工作。既要協(xié)助領導管理好教學，又要及時地處理好教學方面具體事務，協(xié)調方方面面的關系，全方位地為教學工作做好排頭兵的工作。比如：開學前的課表發(fā)放，學生平時成績考核登記表，學生名冊、請假、休學、退學、轉學等學籍的處理，都要及時向教務處學籍科匯報，得到學校指示及時地處理，為保證教學工作的正常運作?！〗虒W運行管理是行使教學行政管理職能，將教學計劃實施于教學活動中最重要管理工作。在這一管理過程中，教學秘書在主管教學領導下與教師、學生之間發(fā)揮是橋梁和助手作用，同時發(fā)揮著指令和傳達雙重作用，是他人無法替代的。

二、高校管理中影響教學秘書工作質量的因素分析
目前，教學秘書辛勤的付出對完善教學管理起到了一定的積極推動作用，但因涉及工作環(huán)節(jié)多，仍普遍存在著一些問題。分析當前高校教學秘書工作中存在的問題，加強教學秘書隊伍的建設、提高教學秘書的綜合素質，有利于教學工作質量的全面提高。
（一）待遇偏低，工作不受重視
高校最核心的工作就是教學，而教學秘書又是負責全面教學活動的最直接的管理者。許多人不能清楚地認識教學秘書工作，認為教學秘書工作只是簡單地打打電話、收發(fā)文件、下傳通知等事務性工作，對教學秘書工作的支持力度遠遠不夠。教學秘書每天繁雜的工作平凡但是不可或缺，每件事情都會影響到教學工作的順利進行，工作面涉及到系主任、老師、學生，但日前很多高校并不是十分重視教學秘書工作，很少提供機會讓教學秘書介紹自身的工作及工作中所遇到的問題，缺乏對其工作的理解與了解，認為教學秘書承擔繁重的事務是理所當然，這樣嚴重挫傷了教學秘書工作的積極性。

此外，高校教學秘書隊伍待遇低已經是不爭的事實。許多高校規(guī)定，薪酬分配向一線教研人員傾斜，教學秘書自然不在傾斜對象之列。據(jù)此，不管教學秘書工作多重要、貢獻有多大，一切優(yōu)待均與教學秘書無關。在工資問題上，同樣職稱、同樣學歷、同樣工齡的教育工作者，教學秘書崗的工資一般都比教師崗的工資低，有些教學秘書的工資甚至比實驗員、輔導員的工資都低。一項調查顯示，大學剛畢業(yè)的本科生擔任教學秘書，工資一般在1700元左右，而擔任一線教師則最低可拿到2200元；同樣是管理人員，學校各行政部門的工作人員工資一般都在2000元以上，而教學秘書最高也只有2100元，最低甚至低至1200元。在獎金和福利分配過程中，教學秘書也勞多酬少。除此之外，在學歷提升和職稱評定等方面，對教學秘書也極為不利，由于繁雜的工作占用了大量的時間和精力，教學秘書的專業(yè)知識荒廢嚴重，科研成果較少，而在職稱評定時并沒有相應的政策傾斜。

（二）缺乏統(tǒng)一管理，職業(yè)發(fā)展受限

在實際的工作中，教學秘書既受到教務部門的領導，又在院系領導的直接管理之下，常常是兩邊的事情都要做，卻沒有確定的管理部門，職務與責任的承擔不對等。

并且教學秘書的工作涉及到教學活動的每一件事情，幾乎無法離開辦公室，需要隨時關注著教學運行情況，隨時接聽電話和處理老師、學生們發(fā)現(xiàn)的各種問題。但教學秘書的培訓和交流卻沒有主管部門負責組織安排，更沒有固定的制度安排，從而造成教學秘書歸屬感的缺乏。再加上教學秘書終日忙忙碌碌，很少有機會出去參加講座、培訓班、參觀學習和參加各種教學培訓活動，不能及時保證教學秘書工作技能的更新。導致其視野不開闊、知識匱乏，從而阻礙了創(chuàng)新能力和整體素質的提高。

（三）工作擔子重，精神壓力大
教學是高校一切工作的中心，在高等教育大眾化階段，教學工作始終都是高等院校的主旋律，而教學上任何成就的取得都離不開教學秘書的無私奉獻。 教學秘書的工作是為領導、教師和學生服務的，一個教學秘書需要服務于幾十位教師、上百個學生，工作涉及到日常教學活動的方方面面，不僅包含了常規(guī)性的日常管理工作，而且還有很多突發(fā)事件需要及時處理，工作量之大可想而知。每一件處理不好都可能會發(fā)生教學事故，造成不良后果，影響教學工作的順利進行。

然而，教學秘書的工作性質又相對特殊，質的要求高、量的范圍大、完成任務的時效性強，再加上目前各院校由于各自行政管理機構人員配備的情況不同，在教學秘書的工作職能定位上缺乏清晰的定位，雖然有一定的管理權限，但職務與責任的承擔不對等。但在現(xiàn)代的高等教育管理中，任何管理手段的實施，都離不開教學秘書的參與。而各種管理歸口對教學秘書的要求都非常高，非?？量?。教學秘書工作出不得半點紕漏，也容不得半點馬虎。這就使得教學秘書承擔了相當大的心理負擔，工作上有很大的精神壓力。

部分院校甚至籠統(tǒng)地將教學秘書納入行政人員之中，使教學秘書的工作范圍不僅局限于教務管理而是雜糅進許多行政事務。這在一定程度上造成教學秘書工作量過大，工作壓力過重，從而降低了實際的教學管理質量。

三、提高教學秘書工作質量的對策分析

（一）建立合理的考核機制，提高基本待遇

建立合理的工作考核機制，提高教學秘書的基本待遇。在合理的職業(yè)定位的基礎上，建立合理的工作考核機制，提高教學秘書的基本待遇，是改善教學秘書職位困境的重要一環(huán)。通過合理的工作考核機制，實際的反映教學秘書工作的基本特點，反映出教學秘書工作的實際業(yè)績，增進教學秘書工作的成效感，并將考核結果與教學秘書的實際待遇聯(lián)系在一起，逐步提高教學秘書的實際待遇

（二）統(tǒng)一管理機構，合理規(guī)劃教學秘書的職業(yè)發(fā)展

統(tǒng)一教務人員管理機構，建立公平、合理的工作培訓機制。為了更好的建設穩(wěn)定的教學秘書隊伍，需要建立起統(tǒng)一的管理部門，負責教學秘書的管理和考核，并負責教學秘書的培訓，定期開展教學秘書之間的交流和學習活動，提高交學秘書的基本素質，增強教學秘書歸屬感。
    要改變教學秘書隊伍缺乏穩(wěn)定性、工作倦怠的基本局面，最根本的解決途徑在于建立教學秘書合理的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。明確教學秘書職務序列，不管是納入教師、科研序列增加教學秘書與教學管理的直接聯(lián)系，還是納入教輔人員的晉升序列。對于教學秘書崗位的工作人員來說，確定的工作前景無疑是最重要的一顆定心丸。確定的職業(yè)發(fā)展定位現(xiàn)代人事制度的重要指標，也是目前人工作中考慮的最重要的一點。

（三）明確教學秘書的工作職能，完善職能設定

首先要明確教學秘書工作的職能。為了保證教學管理的質量，必須制定明確的教學秘書職能范圍。教學秘書職能分工的基本要求決定了，要想提升教學秘書工作的質量，必須保證其工作的職能的明確和合理性。將瑣碎繁雜的行政事務籠統(tǒng)地歸入教學秘書的職能范圍勢必會降低其工作質量。教學管理應該是完全獨立于行政事務的一項工作內容。

另外，如果沒有各方面力量的支持和協(xié)助，教學秘書的工作開展的確是難上加難。這就需要領導對教學秘書工作的大力支持；輔導員對教學秘書工作的多方面協(xié)助；教師和學生們對教學秘書工作的積極配合，否則教學活動無法正常開展。

四、結束語

綜觀高等教育發(fā)展的歷史與現(xiàn)實，教學秘書作為高校不可或缺的教學管理人員在每一所高等院校的發(fā)展中都發(fā)揮著不可替代的作用。而值得關注的是，教學秘書正處于“社會認同之輕”與“社會責任之重”的角色困境之中，如何實現(xiàn)教學秘書社會認同和社會責任的均衡，充分發(fā)揮教學秘書的創(chuàng)造性工作的潛能，值得深思。教學秘書必須明確自己的角色，培養(yǎng)角色意識，在工作中及時準確地轉換角色，才能更好地提高高校的教學管理效率、管理水平和管理質量，從而服務師生，全面推進學校有序、和諧地發(fā)展。