影響教學(xué)秘書工作質(zhì)量的因素分析及對策研究-教學(xué)管理論文

摘要：教學(xué)秘書應(yīng)熟悉學(xué)校教學(xué)工作的有關(guān)規(guī)章制度，熟悉本學(xué)院各專業(yè)的教育教學(xué)規(guī)律和培養(yǎng)計劃，宣傳并認(rèn)真貫徹執(zhí)行；應(yīng)經(jīng)常深入教學(xué)第一線了解教學(xué)情況，對教學(xué)中發(fā)現(xiàn)的問題及時向教學(xué)院長或有關(guān)部門反映并提出意見和建議；應(yīng)有較強的責(zé)任心、辦事認(rèn)真，熱心教育教學(xué)研究和教學(xué)管理工作、有良好的協(xié)作意識；在教學(xué)院長的領(lǐng)導(dǎo)下與教務(wù)員互相配合，做好學(xué)院的教學(xué)管理工作。為了使教學(xué)管理工作落到實處，逐步建立起長效機制，提高工作效率。具體概括為以下幾點：協(xié)調(diào)溝通、參謀助手、管理建設(shè)、檢查監(jiān)督。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書；工作質(zhì)量；因素；對策；研究

在學(xué)分制管理下，探討高校教學(xué)秘書必備素質(zhì)與能力，對促進(jìn)教學(xué)管理為高校教學(xué)改革，高效地為師生服務(wù)而具有重要意義。

一、教學(xué)秘書所擔(dān)負(fù)的角色和責(zé)任

（一）政策性：檢查監(jiān)督

任何一個教學(xué)單位，任何一位領(lǐng)導(dǎo)都要在自己實踐工作中貫徹執(zhí)行黨和國家教育方針和政策。教學(xué)秘書工作內(nèi)容都與政策緊密相連，無論是輔助領(lǐng)導(dǎo)工作或是處理日常事務(wù)，都必須認(rèn)真地執(zhí)行上級下達(dá)各項相關(guān)政策和規(guī)定，教學(xué)秘書就是執(zhí)行和操作忠實責(zé)任者。協(xié)助制定與實施教學(xué)計劃

（二）服務(wù)性：參謀助手

教學(xué)秘書的宗旨是為教學(xué)服務(wù)。其工作內(nèi)容就是為院(系)領(lǐng)導(dǎo)和師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)做決策性工作創(chuàng)造條件，提高工作效率。教學(xué)秘書要為院(系)各部門服務(wù)，為教師和學(xué)生服務(wù)，只有做好這三方面服務(wù)，才能保證院(系)教學(xué)任務(wù)順利完成。 

教學(xué)秘書要當(dāng)好院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。因此，輔助性是教學(xué)秘書工作基本特征。院領(lǐng)導(dǎo)的工作千頭萬緒，不可能事事都考慮得很周全，這就需要教學(xué)秘書從旁協(xié)助、提醒。所以，教學(xué)秘書應(yīng)兼有參謀和助手的功能。

教學(xué)秘書職責(zé)不僅僅是發(fā)揮執(zhí)行政策等功能，而且還應(yīng)當(dāng)協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)起到參謀和助手作用。教學(xué)秘書要非常熟悉與教學(xué)工作相關(guān)的方針、政策和具體要求，還要熟悉院（系）教學(xué)資源的實際配置情況，各位教學(xué)人員的秉性及實際從事教學(xué)活動能力。教學(xué)秘書這種先天優(yōu)勢和靈敏反應(yīng)為充當(dāng)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀準(zhǔn)備了充足物質(zhì)條件。

（三）綜合性：協(xié)調(diào)溝通

教學(xué)秘書工作涉及到各院的全部教學(xué)工作。既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理好教學(xué)，又要及時地處理好教學(xué)方面具體事務(wù)，協(xié)調(diào)方方面面的關(guān)系，全方位地為教學(xué)工作做好排頭兵的工作。比如：開學(xué)前的課表發(fā)放，學(xué)生平時成績考核登記表，學(xué)生名冊、請假、休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等學(xué)籍的處理，都要及時向教務(wù)處學(xué)籍科匯報，得到學(xué)校指示及時地處理，為保證教學(xué)工作的正常運作?！〗虒W(xué)運行管理是行使教學(xué)行政管理職能，將教學(xué)計劃實施于教學(xué)活動中最重要管理工作。在這一管理過程中，教學(xué)秘書在主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)下與教師、學(xué)生之間發(fā)揮是橋梁和助手作用，同時發(fā)揮著指令和傳達(dá)雙重作用，是他人無法替代的。

二、高校管理中影響教學(xué)秘書工作質(zhì)量的因素分析
目前，教學(xué)秘書辛勤的付出對完善教學(xué)管理起到了一定的積極推動作用，但因涉及工作環(huán)節(jié)多，仍普遍存在著一些問題。分析當(dāng)前高校教學(xué)秘書工作中存在的問題，加強教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)、提高教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)，有利于教學(xué)工作質(zhì)量的全面提高。
（一）待遇偏低，工作不受重視
高校最核心的工作就是教學(xué)，而教學(xué)秘書又是負(fù)責(zé)全面教學(xué)活動的最直接的管理者。許多人不能清楚地認(rèn)識教學(xué)秘書工作，認(rèn)為教學(xué)秘書工作只是簡單地打打電話、收發(fā)文件、下傳通知等事務(wù)性工作，對教學(xué)秘書工作的支持力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。教學(xué)秘書每天繁雜的工作平凡但是不可或缺，每件事情都會影響到教學(xué)工作的順利進(jìn)行，工作面涉及到系主任、老師、學(xué)生，但日前很多高校并不是十分重視教學(xué)秘書工作，很少提供機會讓教學(xué)秘書介紹自身的工作及工作中所遇到的問題，缺乏對其工作的理解與了解，認(rèn)為教學(xué)秘書承擔(dān)繁重的事務(wù)是理所當(dāng)然，這樣嚴(yán)重挫傷了教學(xué)秘書工作的積極性。

此外，高校教學(xué)秘書隊伍待遇低已經(jīng)是不爭的事實。許多高校規(guī)定，薪酬分配向一線教研人員傾斜，教學(xué)秘書自然不在傾斜對象之列。據(jù)此，不管教學(xué)秘書工作多重要、貢獻(xiàn)有多大，一切優(yōu)待均與教學(xué)秘書無關(guān)。在工資問題上，同樣職稱、同樣學(xué)歷、同樣工齡的教育工作者，教學(xué)秘書崗的工資一般都比教師崗的工資低，有些教學(xué)秘書的工資甚至比實驗員、輔導(dǎo)員的工資都低。一項調(diào)查顯示，大學(xué)剛畢業(yè)的本科生擔(dān)任教學(xué)秘書，工資一般在1700元左右，而擔(dān)任一線教師則最低可拿到2200元；同樣是管理人員，學(xué)校各行政部門的工作人員工資一般都在2000元以上，而教學(xué)秘書最高也只有2100元，最低甚至低至1200元。在獎金和福利分配過程中，教學(xué)秘書也勞多酬少。除此之外，在學(xué)歷提升和職稱評定等方面，對教學(xué)秘書也極為不利，由于繁雜的工作占用了大量的時間和精力，教學(xué)秘書的專業(yè)知識荒廢嚴(yán)重，科研成果較少，而在職稱評定時并沒有相應(yīng)的政策傾斜。

（二）缺乏統(tǒng)一管理，職業(yè)發(fā)展受限

在實際的工作中，教學(xué)秘書既受到教務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)，又在院系領(lǐng)導(dǎo)的直接管理之下，常常是兩邊的事情都要做，卻沒有確定的管理部門，職務(wù)與責(zé)任的承擔(dān)不對等。

并且教學(xué)秘書的工作涉及到教學(xué)活動的每一件事情，幾乎無法離開辦公室，需要隨時關(guān)注著教學(xué)運行情況，隨時接聽電話和處理老師、學(xué)生們發(fā)現(xiàn)的各種問題。但教學(xué)秘書的培訓(xùn)和交流卻沒有主管部門負(fù)責(zé)組織安排，更沒有固定的制度安排，從而造成教學(xué)秘書歸屬感的缺乏。再加上教學(xué)秘書終日忙忙碌碌，很少有機會出去參加講座、培訓(xùn)班、參觀學(xué)習(xí)和參加各種教學(xué)培訓(xùn)活動，不能及時保證教學(xué)秘書工作技能的更新。導(dǎo)致其視野不開闊、知識匱乏，從而阻礙了創(chuàng)新能力和整體素質(zhì)的提高。

（三）工作擔(dān)子重，精神壓力大
教學(xué)是高校一切工作的中心，在高等教育大眾化階段，教學(xué)工作始終都是高等院校的主旋律，而教學(xué)上任何成就的取得都離不開教學(xué)秘書的無私奉獻(xiàn)。 教學(xué)秘書的工作是為領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生服務(wù)的，一個教學(xué)秘書需要服務(wù)于幾十位教師、上百個學(xué)生，工作涉及到日常教學(xué)活動的方方面面，不僅包含了常規(guī)性的日常管理工作，而且還有很多突發(fā)事件需要及時處理，工作量之大可想而知。每一件處理不好都可能會發(fā)生教學(xué)事故，造成不良后果，影響教學(xué)工作的順利進(jìn)行。

然而，教學(xué)秘書的工作性質(zhì)又相對特殊，質(zhì)的要求高、量的范圍大、完成任務(wù)的時效性強，再加上目前各院校由于各自行政管理機構(gòu)人員配備的情況不同，在教學(xué)秘書的工作職能定位上缺乏清晰的定位，雖然有一定的管理權(quán)限，但職務(wù)與責(zé)任的承擔(dān)不對等。但在現(xiàn)代的高等教育管理中，任何管理手段的實施，都離不開教學(xué)秘書的參與。而各種管理歸口對教學(xué)秘書的要求都非常高，非?？量?。教學(xué)秘書工作出不得半點紕漏，也容不得半點馬虎。這就使得教學(xué)秘書承擔(dān)了相當(dāng)大的心理負(fù)擔(dān)，工作上有很大的精神壓力。

部分院校甚至籠統(tǒng)地將教學(xué)秘書納入行政人員之中，使教學(xué)秘書的工作范圍不僅局限于教務(wù)管理而是雜糅進(jìn)許多行政事務(wù)。這在一定程度上造成教學(xué)秘書工作量過大，工作壓力過重，從而降低了實際的教學(xué)管理質(zhì)量。

三、提高教學(xué)秘書工作質(zhì)量的對策分析

（一）建立合理的考核機制，提高基本待遇

建立合理的工作考核機制，提高教學(xué)秘書的基本待遇。在合理的職業(yè)定位的基礎(chǔ)上，建立合理的工作考核機制，提高教學(xué)秘書的基本待遇，是改善教學(xué)秘書職位困境的重要一環(huán)。通過合理的工作考核機制，實際的反映教學(xué)秘書工作的基本特點，反映出教學(xué)秘書工作的實際業(yè)績，增進(jìn)教學(xué)秘書工作的成效感，并將考核結(jié)果與教學(xué)秘書的實際待遇聯(lián)系在一起，逐步提高教學(xué)秘書的實際待遇

（二）統(tǒng)一管理機構(gòu)，合理規(guī)劃教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展

統(tǒng)一教務(wù)人員管理機構(gòu)，建立公平、合理的工作培訓(xùn)機制。為了更好的建設(shè)穩(wěn)定的教學(xué)秘書隊伍，需要建立起統(tǒng)一的管理部門，負(fù)責(zé)教學(xué)秘書的管理和考核，并負(fù)責(zé)教學(xué)秘書的培訓(xùn)，定期開展教學(xué)秘書之間的交流和學(xué)習(xí)活動，提高交學(xué)秘書的基本素質(zhì)，增強教學(xué)秘書歸屬感。
    要改變教學(xué)秘書隊伍缺乏穩(wěn)定性、工作倦怠的基本局面，最根本的解決途徑在于建立教學(xué)秘書合理的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。明確教學(xué)秘書職務(wù)序列，不管是納入教師、科研序列增加教學(xué)秘書與教學(xué)管理的直接聯(lián)系，還是納入教輔人員的晉升序列。對于教學(xué)秘書崗位的工作人員來說，確定的工作前景無疑是最重要的一顆定心丸。確定的職業(yè)發(fā)展定位現(xiàn)代人事制度的重要指標(biāo)，也是目前人工作中考慮的最重要的一點。

（三）明確教學(xué)秘書的工作職能，完善職能設(shè)定

首先要明確教學(xué)秘書工作的職能。為了保證教學(xué)管理的質(zhì)量，必須制定明確的教學(xué)秘書職能范圍。教學(xué)秘書職能分工的基本要求決定了，要想提升教學(xué)秘書工作的質(zhì)量，必須保證其工作的職能的明確和合理性。將瑣碎繁雜的行政事務(wù)籠統(tǒng)地歸入教學(xué)秘書的職能范圍勢必會降低其工作質(zhì)量。教學(xué)管理應(yīng)該是完全獨立于行政事務(wù)的一項工作內(nèi)容。

另外，如果沒有各方面力量的支持和協(xié)助，教學(xué)秘書的工作開展的確是難上加難。這就需要領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)秘書工作的大力支持；輔導(dǎo)員對教學(xué)秘書工作的多方面協(xié)助；教師和學(xué)生們對教學(xué)秘書工作的積極配合，否則教學(xué)活動無法正常開展。

四、結(jié)束語

綜觀高等教育發(fā)展的歷史與現(xiàn)實，教學(xué)秘書作為高校不可或缺的教學(xué)管理人員在每一所高等院校的發(fā)展中都發(fā)揮著不可替代的作用。而值得關(guān)注的是，教學(xué)秘書正處于“社會認(rèn)同之輕”與“社會責(zé)任之重”的角色困境之中，如何實現(xiàn)教學(xué)秘書社會認(rèn)同和社會責(zé)任的均衡，充分發(fā)揮教學(xué)秘書的創(chuàng)造性工作的潛能，值得深思。教學(xué)秘書必須明確自己的角色，培養(yǎng)角色意識，在工作中及時準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)換角色，才能更好地提高高校的教學(xué)管理效率、管理水平和管理質(zhì)量，從而服務(wù)師生，全面推進(jìn)學(xué)校有序、和諧地發(fā)展。