山東中學檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及對策

隨著社會不斷發(fā)展和網(wǎng)絡電子信息化的日新月異，檔案作為一種原始記錄是歷史的真憑實據(jù)，它在社會上的使用范圍及利用率在不斷攀升。而現(xiàn)有的檔案傳統(tǒng)管理模式及手工翻閱查詢方式已不能適應當今社會的檔案管理工作。檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢已日益突顯，形成及時、準確、系統(tǒng)的數(shù)字化檔案網(wǎng)絡，成為檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。

一、檔案數(shù)字化的優(yōu)點

（一）節(jié)約時間，提高效率

數(shù)字化檔案的實施利用，極大地減少了人們對檔案的查詢時間，提高了效率。傳統(tǒng)的檔案查詢方式基本上都是手工翻閱，要想查詢一本比較厚的檔案資料，工作人員就需要花費很長時間，這是既浪費時間也降低辦事效率的表現(xiàn)。而數(shù)字化電子檔案可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制,在任一地點、任一時間只需有一臺聯(lián)網(wǎng)的電腦，即可進入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。改善了查詢的時間和空間問題，給查詢?nèi)藛T帶來了更有效便捷的方法。

（二）成本的節(jié)約

利用數(shù)字化技術管理檔案，在很大程度上降低了管理成本。傳統(tǒng)的檔案管理，為了提高檔案的利用率，都是采用增加檔案工作人員和加大辦公費用的方式的，導致檔案管理的成本不斷增加。而數(shù)字化檔案的機讀檔案技術取代了傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息，節(jié)約了由于復印、打印、裝訂所產(chǎn)生的費用，同時也節(jié)約的檔案庫房的使用面積，極大地降低了檔案的管理成本。

（三）利于保護檔案原件和對檔案的充分利用

數(shù)字化檔案取代紙質(zhì)的檔案后，人們查閱檔案主要是在計算機上調(diào)閱并直接輸出，減少了對原始檔案的翻閱次數(shù)，尤其是保存時間比較長的檔案材料，它們本身就容易破損，而進行數(shù)字化處理后，對其起到了更好的保護作用。另外，數(shù)字化電子檔案在提供原件閱覽的同時，還能夠根據(jù)利用者個人的需要對其中的信息進行分類、統(tǒng)計、打印等。檔案工作人員還可以根據(jù)需要對電子檔案進行編輯，從而節(jié)省時間。

二、中學檔案管理的意義

（一）基礎性

中學檔案管理是學校各項工作的基礎，是保證學校教學工作、教學改革、教學研究和教學發(fā)展順利進行的基礎, 是教書育人的真實記錄, 是評價教學質(zhì)量的重要依據(jù)。中學檔案是學校自身形象和價值觀建設的直接依據(jù)及載體。中學檔案一直貫穿著學校的開辦、發(fā)展、變化的全過程, 涉及中學教育教學工作及其組織、管理的各個方面,真實地反映了學校的教學、管理、運行的發(fā)展軌跡, 是學校重要的信息資源庫。

（二）重要性

中學檔案室，是為了對本學校的檔案進行管理、收集、保管并提供利用。學校的檔案管理工作既是記錄學校教學工作的重要憑證,又是提高學校教學水平的主要途徑。中學檔案室雖小，但內(nèi)容卻極為豐富，正所謂“小小的世界，卻包羅萬象”。里面不僅包括科技檔案，教學檔案，設備儀器檔案、基建類檔案；還收集了財務報表、帳簿、憑證等的會計檔案；以及聲像、相片類的聲像檔案。中學檔案室的建設，一是為了把真實地記載了每個學校的發(fā)展與興衰、學生的成功與失敗、教師的汗水與功勛的校史資料很好的保存和保護起來。二是為了能讓自己的學生們以后對自己的中學回憶有所依靠，在教學檔案中，客觀地記錄了教師每學期對學生學習情況的記錄，學生成績的評定和老師對學生表現(xiàn)的評定記錄等，當他們長大成人之后，就能很好的利用學校的檔案室來找尋他們在這里留下的五彩繽紛的少年足跡。

三、山東中學檔案管理現(xiàn)狀

就山東各中學的檔案管理現(xiàn)狀，作出如下幾個概況：

1.有些中學聘請的檔案管理人員都不是專業(yè)化的，他們幾乎都是學校的一些退休老師，并沒有受過專業(yè)的訓練。他們管理檔案也只是混口飯吃，抱著應付上級的檢查的態(tài)度，使得檔案管理工作處于被動地位，不能充分發(fā)揮其應有的作用。這對學校檔案的有效管理帶來了困難，直接影響著檔案管理的規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化程度。

2.有些中學的校領導對教學檔案管理的重要性認識不足，對檔案室并不重視。他們對檔案意識的薄弱，使得檔案室變成一個常常被學校遺忘的一角。校領導只會在有上級部門來校指導時，象征性的開設檔案室。這在一定程度上造成檔案收集的困難，有效的檔案得不到及時的整理，致使檔案的散失、泄密，有些人甚至惡意銷毀等。

3.而檔案現(xiàn)代化程度幾乎為零是山東各個中學都存在的現(xiàn)狀。我國很多的檔案館，都已經(jīng)采用先進的數(shù)字化電子來管理檔案，而在這些中學還完全是傳統(tǒng)的檔案管理模式，形成了相當大的差距。這也正是體現(xiàn)的了上級檔案部門工作的不到位，沒有及時的對中學檔案管理進行好的檢查、監(jiān)督、指導和幫助。

由上可見，對山東各個中學加強檔案管理顯得尤為重要，并要實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理模式。

四、實施檔案數(shù)字化的建議

（一）提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

所謂檔案管理工作人員的素質(zhì)，是指檔案人員的專業(yè)水平，以及適應環(huán)境、做好本職工作能力的總稱，包括政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)和心理素質(zhì)。檔案數(shù)字化管理的技術要求工作人員必須具備專業(yè)的素質(zhì)，精通檔案理論知識及日常管理技能的同時，要掌握計算機、網(wǎng)絡知識的利用方式?，F(xiàn)代的檔案工作者一定要有豐富的、廣博的知識，而且在政治、經(jīng)濟、科學、文化方面的知識也要掌握一點，自然懂的外語最好，因此，在平時的工作中學校還應創(chuàng)造條件，讓學校檔案管理人員要定期的參加進修培訓，這種培訓既要包括職業(yè)道德上的教育還要包括專業(yè)技術水平方面的提升，使檔案管理人員鞏固檔案管理工作的基礎知識和基本技能外，不斷掌握新知識和新技能，這樣才能不斷適應新時期新形勢對檔案工作者的要求。

（二）加強對數(shù)字化檔案建設的認識

為加強多種形式的檔案管理工作，我們要從紙質(zhì)檔案管理中蛻變出來，逐步向檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變。雖然當前的數(shù)字化檔案尚未普及，但從目前的發(fā)展趨勢來看，今后數(shù)字化檔案必然會在檔案管理中占據(jù)重要的一部分。對于剛剛到來的新事物，檔案工作者應有這種先見之明，搞好準備工作，結(jié)合各時各地的實際情況，做好數(shù)字檔案室的建設工作，同時加強對已有的數(shù)字化檔案的管理，積極積累相關方面的工作經(jīng)驗。同時對于紙質(zhì)檔案的管理工作也絲毫不能馬虎，檔案是由收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)組成的，各個環(huán)節(jié)聯(lián)系密切，哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會影響其他環(huán)節(jié)的質(zhì)量及工作成果。紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，因此真實性和原始性容易鑒別，電子檔案的信息必須通過計算機等專用設備的轉(zhuǎn)換才能實現(xiàn)閱讀，操作上容易造成信息的丟失或刪改，所以我們在檔案管理過程中要保護好原始資料，既要保存好電子檔案也要保存好紙質(zhì)檔案。因為即使數(shù)字化檔案全面普及了，對于一些需要長期保存的重要史實材料、文獻記錄，仍需要以紙質(zhì)文件的形式來存儲和管理。

五、結(jié)論

變革檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)已經(jīng)迫在眉睫，為了適應信息技術和檔案事業(yè)的發(fā)展，要求檔案管理人員必須時刻讓自己在跟上時代發(fā)展的步伐，始終立足于與時俱進、改革創(chuàng)新,不斷提高自身整體素質(zhì), 強化服務意識、法制意識,終生學習,豐富自身的知識結(jié)構(gòu),才能成為新世紀檔案工作的復合型管理人才,才能為促進檔案事業(yè)的發(fā)展出一份力。

傳統(tǒng)的手工管理檔案方式已經(jīng)無法滿足當今社會發(fā)展的需要,檔案管理數(shù)字化的應用，正是順應了潮流、適應了時代發(fā)展的新舉措、新要求。