信息一體化提升大型國企檔案管理效率

檔案管理是國有企業(yè)運行中較為重要的部分，主要是應對材料實施有效的整理，能夠有效對企業(yè)檔案管理實施全面規(guī)劃，以此可全面節(jié)約查閱與搜索時間。我國科技技術(shù)在發(fā)展的過程中，互聯(lián)網(wǎng)較好的融入到人們生活與工作中，其中大型國企檔案管理在信息一體化的應用過程中，大大擺脫了傳統(tǒng)的管理方式，但是在此基礎上還需要有效轉(zhuǎn)變大型國企管理人員檔案管理理念，以此實現(xiàn)檔案信息一體化管理效率的全面提升。

1  信息一體化國企檔案管理內(nèi)涵

對國有企業(yè)，尤其是對大型國有企業(yè)進行有效的檔案管理，能夠?qū)χ匾募嵤┯行У墓芾?，能夠在極大的情況下減少檔案保存以及查找時間，對國有企業(yè)的檔案管理效率的提升奠定良好的基礎。此外，若檔案管理模式較為科學，在提升檔案管理效率的基礎上，還可降低檔案管理成本，但是由于企業(yè)類型不同，使檔案管理方式也有較大的不同，隨著企業(yè)內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)出現(xiàn)不同的變化，檔案管理工作也出現(xiàn)較大的變化，其中政府在較大程度上降低了對國有企業(yè)檔案管理的干預。此外，我國企業(yè)因社會經(jīng)濟結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，使企業(yè)逐漸集團化，總公司與子公司實施了新的連接方法，檔案管理很難對行政產(chǎn)生一定的積極作用。通過信息一體化技術(shù)，大大提高了國企檔案管理的多樣性，為此需要有效改變管理觀念，增強對檔案資源的利用。

2  信息一體化對大型國企檔案管理的影響

2.1  提高文檔電子化率

傳統(tǒng)檔案管理主要是以紙質(zhì)為主，其最大的缺點就是占用大量的空間，并會消耗大量人力、物力，同時在處理過程中會對環(huán)境造成一定的污染。電子文檔不但能夠節(jié)約大量空間，而且方便查找與閱讀，大大降低管理成本。此外，電子文檔在應用過程中，還能夠提高辦公效率，管理人員能夠通過網(wǎng)絡對相關資源實施共享與傳遞，這在較大程度上能夠減少傳統(tǒng)查找以及打印流程，以此使檔案管理更加規(guī)范化。此外，檔案管理信息一體化能夠有效提升管理效率與共享，以此保證檔案的安全性，從而全面實現(xiàn)對網(wǎng)絡資源的有效利用。

2.2  檔案管理效率的提高

傳統(tǒng)檔案管理主要是以紙質(zhì)為主，所有紙質(zhì)檔案需要根據(jù)檔案性質(zhì)經(jīng)過不同的分類，在使用的過程中極易出現(xiàn)損壞，并且查找相對較為麻煩。此外，國有企業(yè)在我國經(jīng)濟發(fā)展較為重要的主體，對我國未來社會發(fā)展尤為重要，其中檔案管理效率對國有企業(yè)的發(fā)展影響較大，以此可以看出，檔案管理質(zhì)量對我國經(jīng)濟的發(fā)展扮演著較為重要的角色。為了保證我國經(jīng)濟持續(xù)較好的發(fā)展，大型國有企業(yè)需要提高檔案管理效率，可以通過信息一體化來提升檔案管理效率的提升，同時在此基礎上進行信息一體化檔案管理制度的有效構(gòu)建，以此實現(xiàn)對檔案高質(zhì)量管理，能夠在較大程度上改善傳統(tǒng)計算機運行速度問題，將檔案直接傳輸?shù)綑n案庫中，大大增加了數(shù)據(jù)信息運行過程中的安全性，對檔案管理效率的提升奠定良好的基礎。

2.3  運營成本的降低

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理過程中，需要使用到大量的紙張，并且需要龐大的管理團隊，這在較大程度上會提升企業(yè)管理成本。此外，紙質(zhì)檔案需要管理人員將檔案送到指定地點，在送達的過程中會需要一定的時間，大大降低了檔案管理效率。采用新型一體化管理方式，能夠有效避免一些外部因素的影響，數(shù)據(jù)信息在計算機檔案庫中存儲，相關人員能夠通過賬號直接進入到檔案庫中，不但節(jié)約了運送成本，而且在較大程度上提升了企業(yè)檔案管理效率。采用此種方式對檔案實施管理，與傳統(tǒng)管理方式更加靈活，能夠?qū)ο到y(tǒng)進行定期升級，可對檔案中文檔分離情況有效避免，以此構(gòu)建較為獨立的信息檔案管理體系。

3  信息一體化提升大型國企檔案管理效率措施

3.1  改進檔案管理流程

國有企業(yè)在對檔案管理的過程中，需要對其實施有效的規(guī)范，在此過程中需要安排專業(yè)管理人員進行管理，并對管理過程規(guī)范化的基礎上，調(diào)整管理流程，使管理流程更加便捷，這在較大程度上能夠保證檔案管理的科學性與合理性。此外，檔案管理部門還需要認識到與其他部門建立良好關系的重要性，部門之間應當進行有效的溝通，并采取一種合作的管理方式，以此提升其他部門對檔案管理的重視程度，從而能夠使部門之間數(shù)據(jù)信息傳遞更具科學化，并且在此基礎上能夠確保數(shù)據(jù)信息的有效共享。除此之外，還應對檔案收錄制度實施有效制定與規(guī)范，以此使檔案管理工作更加便利。

3.2  重視創(chuàng)新能力

我國大型國有企業(yè)在進行檔案管理的過程中，需要在現(xiàn)有管理模式的基礎上進行有效的創(chuàng)新，并提升檔案管理力度，這就需要企業(yè)管理者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，具備較高的創(chuàng)新思維，這在較大程度上提升管理檔案效率與質(zhì)量。此外，對于國有企業(yè)檔案管理者來說，檔案管理工作的有效實施，能夠使國有企業(yè)資源利用率提高到更高層次，以此提升到戰(zhàn)略高度，應當采用專業(yè)的管理方法，通過信息化技術(shù)的有效應用，最大程度上保證檔案管理工作的有效性與科學性，為國有企業(yè)未來的經(jīng)濟發(fā)展奠定良好的基礎。

3.3  信息化建設

隨著我國經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，科技技術(shù)更新速度相對較快，在此環(huán)境中，我國大型國有企業(yè)在發(fā)展過程中需要在傳統(tǒng)檔案管理方式基礎上，引入信息化技術(shù)，以此建立網(wǎng)上管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息一體化管理模式。此外，在應用信息一體管理模式的同時，還需要結(jié)合企業(yè)實際發(fā)展需求，進行檔案管理方案的有效制定，企業(yè)管理者在日常管理中，也需要通過有效的方法對此實施大力宣傳，使檔案管理工作者對信息一體管理模式更加了解，并且還能夠參與到信息化技術(shù)的維護中。除此之外，由于信息一體化管理模式需要管理人員具備較高的信息化技術(shù)，這就需要通過有效的方法來提升管理者自身信息化水平，能夠在較大程度上提高檔案管理質(zhì)量，使員工能夠承擔起管理重任。

3.4  培訓機構(gòu)的建立

隨著我國信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，國有企業(yè)檔案管理模式也融入了信息化技術(shù)，這就需要使檔案管理人員管理水平與素質(zhì)相應的提高，這對檔案管理質(zhì)量與效率的提升具有較大的促進作用。為此，國有企業(yè)需要構(gòu)建完善的培訓機構(gòu)，對管理人員自身管理能力實施有效的提高，在培訓的過程中，國有企業(yè)也應結(jié)合自身發(fā)展需求，構(gòu)建合理的培訓機制，以網(wǎng)絡技能培訓為主，實體培訓為輔的培訓方式，在進行基礎培訓地基礎上，加強管理者對軟件操作能力的培訓工作，能夠有效提高管理者的工作積極性，可以開展一些以網(wǎng)絡技能為主的活動，不但能夠鞏固管理者自身知識水平，而且在活動中能夠從對方身上學習到一些網(wǎng)絡管理技能，再根據(jù)活動結(jié)果，給與一定的獎勵，這在較大程度上能夠使檔案管理者自身管理技能得到全面強化，以此使檔案管理質(zhì)量有更好的提升。

3.5  檔案利用率的提升

目前，我國國有企業(yè)檔案利用率相對較低，這是較多企業(yè)普遍存在的一個問題，這就需要從以下幾個方面入手，提升檔案利用率：（1）使工作人員在檔案管理過程中，認識到檔案管理的重要性，將檔案在實際生活中的實用性完全的體現(xiàn)；（2）還應對檔案的開發(fā)利用引起重視，這就需要對檔案管理工作實施有效的創(chuàng)新，在創(chuàng)新過程中可以通過其他檔案建設與管理模式，采用數(shù)字化的管理方法，比如通過內(nèi)部網(wǎng)絡的建立，來提升檔案管理質(zhì)量，在網(wǎng)絡建立的過程中，最為重要的是完善數(shù)據(jù)信息的搜索功能，同時還需要對在線服務功能實施全面完善。還應對用戶在搜索過程中出現(xiàn)的問題采取有效的解決方法，以此提升檔案利用率，這在較大程度上可有效提升檔案管理工作水平。

4  結(jié)語

綜上所述，在大型國企檔案管理中引入信息一體化技術(shù)，這對檔案管理效率與質(zhì)量的提升具有較為重要的作用，所以，國有企業(yè)在進行檔案管理的過程中，需要采用有效的管理方法，并在運用中認識檔案管理制度中出現(xiàn)的一些不足，并進行針對性優(yōu)化與完善，通過信息一體化管理對企業(yè)檔案進行有效的科學化管理，這在較大程度上能夠有效提高企業(yè)的信息競爭力與控制能力，這對國有企業(yè)檔案管理效率的提升具有較大的促進作用。

本文來源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://12-baidu.cn/w/qk/21223.html