基建檔案管理問題存在原因及分析

高職院?；n案是高校工程建設全過程中形成的需要歸檔有保存價值的文件。它包括項目前期的市場調查、可行性研究、計劃、決策和相關證件如環(huán)境影響評價報告、國有土地證使用證、 城市規(guī)劃許可證，地質勘探報告，設計施工圖紙，設計圖紙審批，所在地建委備案審批，當地建筑工程質量監(jiān)督站備案審批，辦理施工許可證，施工單位及監(jiān)理單位的招標，確立施工單位及監(jiān)理單位，進入施工階段，施工過程中產生的一系列文件和竣工資料（主要是施工單位提交給城建檔案館的內業(yè)資料），最后是建設單位辦理房產證等這些過程中形成的文字、圖紙或者是音像材料。校園基本建設是任一所高校建設的物質基礎，高?；n案見證校園發(fā)展歷史，是高校工程建設的真實、客觀、完整、系統(tǒng)的反映，無論是對于校園歷史證明、保存與研究還是原建筑物后期的維修改造都有非常重要的價值。

一、高?；n案管理現(xiàn)狀

檔案是一門應用學科，源于社會實踐。高校基建檔案源于校內工程項目，從立項申報、審批入庫、設計咨詢、施工圖設計、造價預算、預算評審、公開招標施工和監(jiān)理單位、簽訂施工和監(jiān)理合同、完成施工、竣工驗收、完成竣工圖、結算評審、檔案歸檔等全過程中形成的具有保留價值的文件。高?；n案是工程建設的歷史再現(xiàn)，是高校自身校史建設的有機整體的一部分，但由于使用頻率低，不被重視，目前高職院?；n案管理存在以下現(xiàn)狀。

基建檔案呈現(xiàn)不完整、不系統(tǒng)、不精確

20世紀40年代中國開始興辦檔案專業(yè)教育，武昌文華圖書館?？茖W校設立檔案管理?？疲?0年代，建立檔案學基礎理論與應用理論技術并重的檔案學學科體系，高?；n案在此產生并逐漸慢慢成長。我國多數高校有幾個共同的特征，學校經歷史事件，搬遷、合并、分立甚至是戰(zhàn)亂，很多校園建筑物基建檔案資料不全，難以恢復歷史原樣，許多基建檔案按照熟悉歷史情況人員回憶補建，一定程度上不夠完整，與真實情況有出入；校園基建檔案發(fā)展伴隨國家房產政策相應變化，在政策不斷完善過程中檔案收集不夠系統(tǒng)，不斷完善；基建檔案雖然是在工程項目過程中形成，但都是人為事后匯編，存在遺漏、缺失、不精確等現(xiàn)象。

基建檔案來源廣、雜、繁，涉及部門多，歸檔周期長

工程建設涉及多方主體，建設、監(jiān)理、設計、地質勘查、施工多單位，還有建設主管部門、質量監(jiān)督部門、土地審批部門、消防、招標和材料供應商等，參與部門眾多，跨部門協(xié)作，所以基建檔案來源廣、雜、繁；基建周期長，一個小型工程項目從計劃到交付使用快則2-3年慢則不確定，光土地審批、項目申報需很長時間，更別提中大型工程項目，從立項到交付使用需5-8年是普片現(xiàn)象，所以一個建筑物完整檔案歸檔時間取決于建筑物的建筑的時間，完整的基建檔案須經過項目可行性研究、用地審批、地質勘查、設計圖、施工圖審、預算評審、公開招投標、委托監(jiān)理單位、簽訂施工合同、現(xiàn)場管理、驗收、結算等眾多過程。

（三）基建檔案形成過程動態(tài)性、難控制、繁收集

基建檔案始于項目前期計劃，終于項目驗收結算，檔案收集是貫穿從立項到竣工結算整個過程中，基建工程是動態(tài)過程，在施工過程中存在多方因素需工程變更，導致前期收集基建資料被后期實際情況替代。如我院天河校區(qū)供水管網項目原計劃在地面建立一座蓄水池，施工設計圖完成，但在施工過程中因各種因素，須將水池由地面建設變?yōu)榈叵?，施工位置有變化、施工工藝有改動，需重新勘測地質，重簽勘測合同、調整設計方案，更新設計圖，由此產生了大量的資料和檔案，這種動態(tài)的、不確定工作給收集和整理檔案帶來了不少難度。

（四）基建檔案資料使用率低、檔案工作不被重視

根據高校檔案產生的領域范疇，確定為十個一級類目，其主要內容如下：黨群、行政、教學、科學研究、產品、生產與科技開發(fā)、基本建設、儀器設備、出版、外事和財務。學生學籍檔案、教職工人事檔案及財務檔案維護和更新最快最頻繁，基建檔案使用率最低，無論是從使用人群范圍還是從借閱時間來看基建檔案只是極少數人才會用到，正是因為使用率低、關注人群較少，基建檔案管理工作被誤認為不重要，基建檔案管理人員被認為可有可無。

基建檔案管理不規(guī)范，檔案管理與基建部門脫節(jié)

由于基建檔案歸檔跨度時間長，涉事主體多，工程動態(tài)性，資料全是手工收集，收集難度大，檔案管理者如不是基建專業(yè)的不清楚也很難了解基建資料，基建檔案管理不同于學生學籍管理，沒有規(guī)定的成績科目和時間，也不同于教職工人事檔案管理，如沒有標準的基建檔案辦法和規(guī)定，普通的檔案管理員很難將基建檔案完整有序管理，他們無法判斷和辨別哪些資料有效，事件發(fā)生先后順序以及因果聯(lián)系，主要原因是檔案管理員缺少了基建方面相關知識或是與基建部門溝通脫節(jié)。

二、基建檔案管理問題存在原因及分析

（一）基建工程自身特點及現(xiàn)實條件

校園基礎建設工程是校園存在及發(fā)展最基本的物質條件之一，校園發(fā)展依賴于基建工程，基建工程從項目申報到施工驗收從來就不是一蹴而就的，很多高校成立之時建筑物已存在，由于房產政策及歷史原因沒有建筑物檔案，相應國家政策完善后校園補錄檔案所以存在不完整、不系統(tǒng)、不精確的現(xiàn)象。有一些高職院校近二十多年來都是在不停的合并擴張，高職院校建筑物也隨校名不停更名，基建管理人員也在不停更換，在這過程中建筑物維修維護基建檔案被人為收集和保存不容易，必定存在遺漏和不全面、不系統(tǒng)的現(xiàn)象。

（二）基建工程自身專業(yè)性與客觀性，收集難度大

工程基建工期長，完整的基建檔案是從項目申報至項目竣工驗收后收集一切資料，基建周期長，涉及多部門資料。如我校白云校區(qū)宿舍、飯?zhí)煤途C合樓建筑面積5.3萬平方從計劃申報至建成歷時8年，基建涉事主體多除建設方、勘測單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位外還有城市規(guī)劃局、城市建設質量、安全主管等眾多部門，檔案的形成都源于這些涉事主體間活動過程中形成有價值的有關圖片、文字等載體信息。

基建工程檔案管理投入低

高職院校每學期都花大量費用更新和維護學生學籍管理檔案、教職工人事檔案，卻不會花大量時間和金錢投入基建檔案，因使用率低，使用人群少，很少關心本校的基建檔案，只是少數關心基建或者是基建工作者因工作需要來查閱檔案，有的學校好幾年都沒有一項新建基建工程，有的學校建筑物沒有房產證也不愿意去辦理即便資料不缺，因為辦理房產證除了時間漫長費用是一大筆開支，學校不愿意投入大量時間和資金去維護和整理基建檔案，有的高校都沒有建立起基建檔案管理。

對基建檔案重要性認識不到位，部分檔案管理人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)

正是使用基建檔案人群不多，且基建項目有限，所以很多人認為基建檔案不重要，甚至看到工程基建檔案占地體積大，使用率低，借閱人群少也歸結其用途不大；部分檔案管理員在檔案管理過程中把基建檔案與學生檔案、財務檔案和人事檔案同等處理，如沒有基建專業(yè)相關知識卻很難維護好基建檔案，檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)在一定程度上決定這檔案資料質量。

（五）基建檔案沒有標準化、信息化、制度化、規(guī)范化

高職院校學生學籍檔案管理國家有統(tǒng)一的學信網管理系統(tǒng)，標準化要求和操作；教職工人事檔案每個省份都有管理系統(tǒng)；財務檔案學校有成熟的財務系統(tǒng)，唯獨基建檔案高校目前還沒有統(tǒng)一檔案管理標準，很多學校有基建經驗管理者會借助城建檔案館基建檔案需求復制一套檔案，但城建檔案只是必要的基本資料，學?；n案還應該補充工程前期資料、基建過程中突發(fā)事件及驗收后房產信息。學校基建檔案標準沒有形成檔案制度化、規(guī)范化、信息化和系統(tǒng)化。

三、基建檔案管理對策及措施

（一）建立健全基建檔案管理制度

  基建檔案使用人群雖不多，但完整的校園工程基建檔案對于學?；A建筑物的維修和改造有著重要作用，如地下管線、給排水管道、高壓電線及化糞池的平面圖和竣工圖對日后校園建設和維護有著不可估量的作用，基建檔案涉及學校全局建設，依靠部分的檔案管理人員是無法完成任務，須全校各級領導和各部門積極配合，建立健全基建檔案管理制度，讓制度成為管理的剛性約束，合理科學的管理制度是開展基建檔案工作的可靠保障。

（二）利用信息技術、監(jiān)督力量，優(yōu)化科學管理　

電子信息技術可改變以往依靠傳統(tǒng)經驗管理過渡到信息化管理，將紙質檔案掃描成電子文件，按照電子檔案統(tǒng)一入系統(tǒng)，電子檔案保持時間久、儲容量大，能解決基建紙質資料占地體積大的問題，利用電子信息索引技術能迅速有效提取有用的信息?；n案管理還需要利用制度、審計部門、群眾力量及新聞媒體來監(jiān)督和強化管理。

（三）強化宣傳力度，加強跨部門協(xié)作銜接

高校基建檔案有效管理和使用需要宣傳力量強化基建檔案的重要性，讓全校師生有途徑和方法知曉；基建檔案的收集和管理需要夸部門溝通與合作，基建檔案的收集不是檔案部門單個可以完成的，離不開基建部門及其他部門的相互配合與協(xié)作，如土地審批資料，檔案部門沒法拿到第一手的基建資料，基建檔案管理人員需加強和基建部門的溝通與合作。

（四）改變思想認識、引進和培養(yǎng)基建檔案管理專業(yè)人才

基建檔案管理之所以不完整、不系統(tǒng)、不被重視，除了沒有統(tǒng)一的基建檔案管理規(guī)章制度最主要是沒有從思想上認識基建檔案管理的必要性和重要性，源頭是思想上認識不清楚、不到位。事實證明很多基建檔案都是本校校史建設的一部分；有的基建檔案成為本校與相鄰土地糾紛的有力證據；建筑物地下管道對后續(xù)維修和保養(yǎng)是相當重要的?；n案的管理除了是部分檔案管理員認識不清楚還有校領導的認識不到位，只有全校師生從思想上意識到基建檔案的重要性，才能更好發(fā)揮基建檔案的作用?；n案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和技能決定基建檔案質量高低，所以高校要引進和培養(yǎng)專業(yè)知識、技能的基建檔案管理人員，讓其對工作有更深刻認識，熟練掌握專業(yè)知識和技能，并將所學理論知識有效應用在實際問題解決過程中，充實自己專業(yè)素養(yǎng)和技能，從而能夠使得基建檔案管理工作更好的開展和進行。

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