淺析完善人事檔案管理問題的措施——管理論文

    高校人事檔案是高校學(xué)生個人信息的有效證明，同時，也是高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)以及思想狀況等各個方面的綜合記錄。高校人事檔案管理作為我國人事檔案的一個重要組成部分。需要引起國家和各大高校的高度重視。

一、高校人事檔案管理問題分析

    伴隨著知識經(jīng)濟的到來，高校人事檔案管理質(zhì)量直接關(guān)系到我國“人才強國”戰(zhàn)略的貫徹以及高校畢業(yè)生的就業(yè)情況。然而，高校人事檔案管理中也存在一些問題，集中表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1對高校人事檔案管理的重要性認識有待加強

    目前，我國大多數(shù)高校忽略了人事檔案管理的重要性。一些院校對學(xué)生進校之后的檔案一直處于擱置狀態(tài)。同時，有的高校對學(xué)生檔案并沒有采取妥善的措施對其進行管理。由于學(xué)生的檔案被分散地放置在教務(wù)處等部門，不少高校人事檔案管理部門對學(xué)生在校期間的各種獎懲情況未能做到及時地記錄。因為高校人事檔案的管理是一項長期的工程，需要高校各級領(lǐng)導(dǎo)引起足夠的重視[1]。

    實際上，很多領(lǐng)導(dǎo)在對人事檔案管理的人員配置以及資金籌備方面往往沒有做到位，導(dǎo)致高校人事檔案的管理效率極其低下。此外，高校人事檔案管理人員的薪資待遇問題也會影響其工作的主動性和積極性。

1.2高校人事檔案管理的程序有待規(guī)范

    高校人事檔案管理主要包括對檔案的搜集、整理、保管以及轉(zhuǎn)遞等?，F(xiàn)階段高校人事檔案的管理是一個長期的動態(tài)過程，因此做好檔案的搜集工作為整個人事檔案的管理提供了基本保障[2]。但是，大部分高校的人事檔案管理程序缺乏明確地規(guī)范。高校的人事檔案管理機構(gòu)也沒有指定相應(yīng)的人事檔案搜集管理制度，從而導(dǎo)致人事檔案管理工作處于一個雜亂無章的狀態(tài)。

    同時，因為部分高校對人事檔案管理工作的疏忽，致使對人事檔案缺乏合理地規(guī)劃和建設(shè)，并且缺少相關(guān)的安全防護設(shè)備。比如，一些人事檔案需要做好及時地防水、防塵措施等。由于高校學(xué)生到畢業(yè)季需要辦理相關(guān)的檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，因此給高校人事檔案管理帶來許多壓力。很多高校人事檔案管理部門在為畢業(yè)生辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)過程中存在著極大的缺陷，從而使得很多畢業(yè)生的檔案未能及時地轉(zhuǎn)遞?？傊?，規(guī)范人事檔案管理的相關(guān)程序?qū)ψ龊酶咝Ｈ耸聶n案管理工作具有促進作用。

1.3高校人事檔案管理人員素質(zhì)有待提升

    由于我國的各大高校人事檔案管理人員薪資待遇普遍較低，因而導(dǎo)致工作散漫、積極性受到極大地削弱等，影響了人事檔案管理的效率。

    新時期，人事檔案管理工作也需要與時俱進，要求人事檔案管理人員及時地更新管理理念，不僅需要從思想上改變，而且要從行動上有所變化。一些高校雖然配備了相關(guān)的人事檔案管理設(shè)施，但是由于管理人員的操作能力有限，也會束縛高校人事檔案管理工作的順利進行[3]。尤其是隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，人事管理人員必須具備一定的計算機知識，才能夠提高人事檔案管理的效率。

二、高校人事檔案高效管理的措施研究

    社會經(jīng)濟的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進步，我國各大高校人事制度也在進行不斷地改革。傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)很難適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。因此，為了加強對高校人事檔案的高校管理需要從以下幾個方面入手：

2.1加強對高校人事檔案管理的重要性認識

    人事檔案管理對高校各項工作正常開展具有積極意義。正確意識對事物的發(fā)展具有促進作用。因此，加強對高校人事檔案管理的重要性認識為實際工作的開展奠定了堅實基礎(chǔ)。

    首先，各大高校各級領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)該要重視人事檔案的管理工作。各個部門相互之間要進行積極地研究和探討，對如何提高人事檔案管理效率進行討論。為了提高全體人員對人事檔案管理的重要性認識，高校還應(yīng)該適當(dāng)?shù)嘏e辦相關(guān)的講座和會議等，加強對人事檔案管理重要性認識。

    其次，為了保障人事檔案管理工作有序進行，各級領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)該適度地增加經(jīng)費支持，不僅在設(shè)備設(shè)施上提供資金支持，而且還需要在為人事檔案管理人員的培訓(xùn)提供一定資金資助。因此，各級領(lǐng)導(dǎo)只有積極地轉(zhuǎn)變自身的觀念，才能夠?qū)⒕唧w的人事檔案管理辦法落到實處。

    最后，各大高校還應(yīng)該聯(lián)合相關(guān)部門積極地宣傳人事檔案管理工作重要性。比如，現(xiàn)代媒體的發(fā)展，充當(dāng)了良好的“傳聲筒”。各大高?？梢猿浞值亟柚F(xiàn)代媒體這個有力平臺，積極地展示人事檔案管理的內(nèi)容、特征以及意義等。

2.2進一步規(guī)范高校人事檔案管理的相關(guān)程序

    由于人事檔案管理是一道復(fù)雜的工序，因此需要各大高校進一步規(guī)范人事檔案管理的相關(guān)程序。

    具體說來，主要有以下幾個方面：各大高校部門應(yīng)該積極地加強對人事檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。尤其是在檔案管庫建設(shè)中應(yīng)該側(cè)重對檔案防水防潮等方面要求。首先，各大高校應(yīng)該完善人事檔案內(nèi)容，比如檔案的搜集與整理等。人事檔案管理部門要及時地補充相關(guān)材料，尤其是學(xué)生在校期間的獎懲以及其他思想表現(xiàn)狀況等。 其次，高校還應(yīng)該根據(jù)人才市場人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息，拓寬高校人事檔案搜集方式。因此，高校需要立足于自身實際情況，在遵循人事檔案管理規(guī)律基礎(chǔ)上，及時地采取不同的措施進行人事檔案管理。最后，各大高校還應(yīng)該針對學(xué)生的實際情況建立完善的檔案登記和轉(zhuǎn)遞制度。尤其是應(yīng)屆畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞需要引起各大高校的高度重視， 因此高校應(yīng)該明確人事檔案轉(zhuǎn)遞的內(nèi)容、程序以及方式等。            

2.3適時提升高校人事檔案管理人員的素質(zhì)

    人事檔案管理人員的素質(zhì)高低也會對高校人事檔案管理效率產(chǎn)生一定影響。因此，各大高校應(yīng)該根據(jù)本校人事檔案管理工作的實際情況，適時地提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。

    為了有效地發(fā)揮人事檔案管理人員的積極性和主動性，高校應(yīng)該適時地改善高校人事檔案管理人員的薪資待遇，提高人事檔案管理人員的物質(zhì)水平。同時，高校各級領(lǐng)導(dǎo)部門還應(yīng)該適時地為人事檔案管理人員提供定期的培訓(xùn)機會，尤其是對計算機相關(guān)設(shè)備的操作等。通過不斷地培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷地提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)，從而提高人事檔案管理工作的效率[4]。

    此外，高校人事檔案管理人員還應(yīng)該主動地吸收新知識和接受新理念。在深入了解高校人事檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，努力地深化自身的專業(yè)知識，用先進的知識理念武裝頭腦，從而更好地應(yīng)對新時期、新階段人事檔案管理的機遇和挑戰(zhàn)。

三、結(jié)束語

    綜上所述，做好高校人事檔案管理工作是一項長期的工作。因此，各大高校需要積極地正視自身發(fā)展的不足，并且通過借鑒其他行業(yè)領(lǐng)域人事檔案管理的成功經(jīng)驗，提高人事檔案管理工作的效率。只有這樣，才能夠保障高校人事檔案管理工作的順利進行，促進我國人事制度改革的成功發(fā)展。

【參考文獻】

[1]肖正德;搶抓機遇 勇于開拓 與時俱進——關(guān)于檔案工作為文化大省建設(shè)服務(wù)的思考[J];檔案與建設(shè);2011年11期

[2]王玉萍;信息化時代背景下人事檔案管理現(xiàn)狀與對策淺論——以甘肅人事檔案管理為例[J];中國城市經(jīng)濟;2011年18期

[3]陳穎;試論流動人才人事檔案管理的規(guī)范與發(fā)展[A];北京人才交流協(xié)會2000、2001、2002年獲獎優(yōu)秀學(xué)術(shù)研究成果匯編——人才市場的發(fā)展與創(chuàng)新[C];2003年

[4]張德成.新時期人事檔案管理工作的幾點思考[J].山東商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報.2009（4）