淺析完善人事檔案管理問題的措施——管理論文

    高校人事檔案是高校學生個人信息的有效證明，同時，也是高校學生在校期間的學習以及思想狀況等各個方面的綜合記錄。高校人事檔案管理作為我國人事檔案的一個重要組成部分。需要引起國家和各大高校的高度重視。

一、高校人事檔案管理問題分析

    伴隨著知識經濟的到來，高校人事檔案管理質量直接關系到我國“人才強國”戰(zhàn)略的貫徹以及高校畢業(yè)生的就業(yè)情況。然而，高校人事檔案管理中也存在一些問題，集中表現在以下幾個方面：

1.1對高校人事檔案管理的重要性認識有待加強

    目前，我國大多數高校忽略了人事檔案管理的重要性。一些院校對學生進校之后的檔案一直處于擱置狀態(tài)。同時，有的高校對學生檔案并沒有采取妥善的措施對其進行管理。由于學生的檔案被分散地放置在教務處等部門，不少高校人事檔案管理部門對學生在校期間的各種獎懲情況未能做到及時地記錄。因為高校人事檔案的管理是一項長期的工程，需要高校各級領導引起足夠的重視[1]。

    實際上，很多領導在對人事檔案管理的人員配置以及資金籌備方面往往沒有做到位，導致高校人事檔案的管理效率極其低下。此外，高校人事檔案管理人員的薪資待遇問題也會影響其工作的主動性和積極性。

1.2高校人事檔案管理的程序有待規(guī)范

    高校人事檔案管理主要包括對檔案的搜集、整理、保管以及轉遞等?，F階段高校人事檔案的管理是一個長期的動態(tài)過程，因此做好檔案的搜集工作為整個人事檔案的管理提供了基本保障[2]。但是，大部分高校的人事檔案管理程序缺乏明確地規(guī)范。高校的人事檔案管理機構也沒有指定相應的人事檔案搜集管理制度，從而導致人事檔案管理工作處于一個雜亂無章的狀態(tài)。

    同時，因為部分高校對人事檔案管理工作的疏忽，致使對人事檔案缺乏合理地規(guī)劃和建設，并且缺少相關的安全防護設備。比如，一些人事檔案需要做好及時地防水、防塵措施等。由于高校學生到畢業(yè)季需要辦理相關的檔案轉遞手續(xù)，因此給高校人事檔案管理帶來許多壓力。很多高校人事檔案管理部門在為畢業(yè)生辦理檔案轉遞手續(xù)過程中存在著極大的缺陷，從而使得很多畢業(yè)生的檔案未能及時地轉遞?？傊?guī)范人事檔案管理的相關程序對做好高校人事檔案管理工作具有促進作用。

1.3高校人事檔案管理人員素質有待提升

    由于我國的各大高校人事檔案管理人員薪資待遇普遍較低，因而導致工作散漫、積極性受到極大地削弱等，影響了人事檔案管理的效率。

    新時期，人事檔案管理工作也需要與時俱進，要求人事檔案管理人員及時地更新管理理念，不僅需要從思想上改變，而且要從行動上有所變化。一些高校雖然配備了相關的人事檔案管理設施，但是由于管理人員的操作能力有限，也會束縛高校人事檔案管理工作的順利進行[3]。尤其是隨著互聯網時代的到來，人事管理人員必須具備一定的計算機知識，才能夠提高人事檔案管理的效率。

二、高校人事檔案高效管理的措施研究

    社會經濟的發(fā)展以及科學技術的進步，我國各大高校人事制度也在進行不斷地改革。傳統的人事檔案管理制度已經很難適應新形勢發(fā)展的需要。因此，為了加強對高校人事檔案的高校管理需要從以下幾個方面入手：

2.1加強對高校人事檔案管理的重要性認識

    人事檔案管理對高校各項工作正常開展具有積極意義。正確意識對事物的發(fā)展具有促進作用。因此，加強對高校人事檔案管理的重要性認識為實際工作的開展奠定了堅實基礎。

    首先，各大高校各級領導部門應該要重視人事檔案的管理工作。各個部門相互之間要進行積極地研究和探討，對如何提高人事檔案管理效率進行討論。為了提高全體人員對人事檔案管理的重要性認識，高校還應該適當地舉辦相關的講座和會議等，加強對人事檔案管理重要性認識。

    其次，為了保障人事檔案管理工作有序進行，各級領導部門應該適度地增加經費支持，不僅在設備設施上提供資金支持，而且還需要在為人事檔案管理人員的培訓提供一定資金資助。因此，各級領導只有積極地轉變自身的觀念，才能夠將具體的人事檔案管理辦法落到實處。

    最后，各大高校還應該聯合相關部門積極地宣傳人事檔案管理工作重要性。比如，現代媒體的發(fā)展，充當了良好的“傳聲筒”。各大高校可以充分地借助現代媒體這個有力平臺，積極地展示人事檔案管理的內容、特征以及意義等。

2.2進一步規(guī)范高校人事檔案管理的相關程序

    由于人事檔案管理是一道復雜的工序，因此需要各大高校進一步規(guī)范人事檔案管理的相關程序。

    具體說來，主要有以下幾個方面：各大高校部門應該積極地加強對人事檔案的基礎設施建設。尤其是在檔案管庫建設中應該側重對檔案防水防潮等方面要求。首先，各大高校應該完善人事檔案內容，比如檔案的搜集與整理等。人事檔案管理部門要及時地補充相關材料，尤其是學生在校期間的獎懲以及其他思想表現狀況等。 其次，高校還應該根據人才市場人事檔案相關數據信息，拓寬高校人事檔案搜集方式。因此，高校需要立足于自身實際情況，在遵循人事檔案管理規(guī)律基礎上，及時地采取不同的措施進行人事檔案管理。最后，各大高校還應該針對學生的實際情況建立完善的檔案登記和轉遞制度。尤其是應屆畢業(yè)生檔案的轉遞需要引起各大高校的高度重視， 因此高校應該明確人事檔案轉遞的內容、程序以及方式等。            

2.3適時提升高校人事檔案管理人員的素質

    人事檔案管理人員的素質高低也會對高校人事檔案管理效率產生一定影響。因此，各大高校應該根據本校人事檔案管理工作的實際情況，適時地提高人事檔案管理人員的素質。

    為了有效地發(fā)揮人事檔案管理人員的積極性和主動性，高校應該適時地改善高校人事檔案管理人員的薪資待遇，提高人事檔案管理人員的物質水平。同時，高校各級領導部門還應該適時地為人事檔案管理人員提供定期的培訓機會，尤其是對計算機相關設備的操作等。通過不斷地培訓和學習，不斷地提高人事檔案管理人員的業(yè)務技能和綜合素質，從而提高人事檔案管理工作的效率[4]。

    此外，高校人事檔案管理人員還應該主動地吸收新知識和接受新理念。在深入了解高校人事檔案管理工作重要性的基礎上，努力地深化自身的專業(yè)知識，用先進的知識理念武裝頭腦，從而更好地應對新時期、新階段人事檔案管理的機遇和挑戰(zhàn)。

三、結束語

    綜上所述，做好高校人事檔案管理工作是一項長期的工作。因此，各大高校需要積極地正視自身發(fā)展的不足，并且通過借鑒其他行業(yè)領域人事檔案管理的成功經驗，提高人事檔案管理工作的效率。只有這樣，才能夠保障高校人事檔案管理工作的順利進行，促進我國人事制度改革的成功發(fā)展。

【參考文獻】

[1]肖正德;搶抓機遇 勇于開拓 與時俱進——關于檔案工作為文化大省建設服務的思考[J];檔案與建設;2011年11期

[2]王玉萍;信息化時代背景下人事檔案管理現狀與對策淺論——以甘肅人事檔案管理為例[J];中國城市經濟;2011年18期

[3]陳穎;試論流動人才人事檔案管理的規(guī)范與發(fā)展[A];北京人才交流協會2000、2001、2002年獲獎優(yōu)秀學術研究成果匯編——人才市場的發(fā)展與創(chuàng)新[C];2003年

[4]張德成.新時期人事檔案管理工作的幾點思考[J].山東商業(yè)職業(yè)技術學院學報.2009（4）