彩票行業(yè)檔案管理常見問題和對策

一、彩票行業(yè)檔案管理存在的問題

（一）體系管理難度大

中國福利彩票發(fā)行管理中心是民政部直屬事業(yè)單位，負責(zé)全國的福利彩票發(fā)行和組織銷售工作，下放彩票又分為不同的模式。就體育彩票為例，在實際銷售過程中有財政監(jiān)管部門、體育主管部門以及彩票發(fā)行機構(gòu)作為三大管理系統(tǒng)。對于整體而言，不同歸屬地又下分為中央、省級、地級的階級管理系統(tǒng)。針對該行業(yè)內(nèi)的嚴格管理體系，對于彩票檔案的規(guī)劃管理流程復(fù)雜，對于檔案管理工作人員的工作要求較高，除此之外，彩票行業(yè)為順應(yīng)制度、玩法、規(guī)則以及玩家體驗的變數(shù)，在發(fā)展過程中充滿著迅速而又多樣化變化。因此，彩票行業(yè)在檔案管理工作上需要花費大量精力，去適應(yīng)、追趕行業(yè)的快速發(fā)展，才能進一步完善檔案管理工作。

（二）檔案管理人員意識滯后

對于彩票檔案管理部門的人員來說，日復(fù)一日進行紛繁而又復(fù)雜的檔案管理工作使人枯燥，對工作逐漸丟失原先的活力。再者，彩票檔案管理工作并不會產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，正因如此，導(dǎo)致彩票行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對于該方面的工作重視程度不夠，以至于出現(xiàn)許多缺乏專業(yè)培養(yǎng)的兼職檔案員，這對于目前以及未來彩票檔案管理工作的推進都有著不小的阻礙，直接的影響了工作效率、檔案管理質(zhì)量，使彩票檔案在工作中的實際應(yīng)用大大減少，從工作的源頭上制約了彩票檔案管理以及整個彩票行業(yè)的進一步的發(fā)展。

（三）檔案管理制度的缺陷

彩票行業(yè)在我國合法運營的實際時間并不長，但是作為一個活力無限的新興大眾化產(chǎn)業(yè)，在制度、規(guī)則、運營上的變化非常迅速、多端。所以對于檔案種類紛繁復(fù)雜的彩票行業(yè)來說，要實現(xiàn)科學(xué)而又規(guī)范化的管理工作，就要采取一套屬于本行業(yè)的檔案管理制度。但就目前而言，大多數(shù)福彩中心都沒有一套正真意義上屬于彩票檔案管理的制度，缺少符合實際的應(yīng)用、缺少工作任務(wù)上的管理標準。因此，在實際的檔案管理工作中，缺少任務(wù)標準的工作人員在面對大量的資料數(shù)據(jù)時會手忙腳亂，造成資料、檔案上的不準確、不規(guī)范、不嚴謹。

（四）管理系統(tǒng)的規(guī)范

合理清晰的目標，才有利于大集體的共同追求。明確好該走哪條路、怎么走、何時走，才能步伐一致，共同抵達。彩票行業(yè)的優(yōu)勢是種類多、數(shù)量大、更新?lián)Q代快、受眾面極廣，但對于其檔案管理工作的缺點也是如此。所以在不同地域的不同性質(zhì)下，出現(xiàn)了多種管理系統(tǒng)來面對所適應(yīng)周圍環(huán)境的工作方式。不盡相同的彩票檔案管理行業(yè)體制建設(shè)和管理部門體現(xiàn)在檔案管理上問題也隨之而來——檔案收集標準的不統(tǒng)一。對于不同工作環(huán)境的工作人員來說，在不同的管理系統(tǒng)之下，會出現(xiàn)檔案整理格式不同、整理內(nèi)容不同，再加上不同系統(tǒng)存在的共同點，導(dǎo)致檔案收集的內(nèi)容交叉、數(shù)據(jù)交叉，而對于各系統(tǒng)之間都未整理到的檔案交接任務(wù)來說，各系統(tǒng)間的互相查重、查漏，更是一項巨大的任務(wù)量，容易形成重復(fù)勞動，大大降低了工作的效率，浪費了人力資源，混亂各部門間的聯(lián)系，阻礙工作的有序進行，減少各部門生產(chǎn)力。

（五）檔案檢索效率低

檔案檢索效率的高低與檔案管理工作的完成有著密切關(guān)聯(lián)。對目前檔案檢索效率低下的原因來說，當下檔案管理前提工作的完成不盡如人意，除此之外，就是對于檔案檢索的工具使用問題。與其他行業(yè)相似，彩票行業(yè)擁有者大量檔案需要整理、收集，但是不同于其他行業(yè)，彩票行業(yè)對于檔案的檢索仍存在大量的手工檢索方式。由于在手工檢索的方式上進行了大量的探討及研究，編制出了不同手工檢索方式的工具，但相較于計算機檢索來說，這種古老的檢索方式太過于單調(diào)、低效。面多大量的數(shù)據(jù)，在對其查找時，往往需要的是速度，而不是工具的多樣。多方式多工具不代表著好，不代表著快，更不能作為不適應(yīng)時代發(fā)展的原因。

（六）檔案監(jiān)管機制缺失

彩票檔案管理工作不僅僅作為歷史的見證者，更是事實的依據(jù)。彩票行業(yè)的進一步發(fā)展，離不開各個部門的相對完善、在工作上的實事求是。彩票檔案監(jiān)管機制的缺失，正是由于沒有明確的監(jiān)管范圍、缺少相關(guān)的監(jiān)管部門，導(dǎo)致在彩票檔案管理在實際問題的出現(xiàn)中缺少責(zé)任承擔(dān)者，以至于各部門之間互相推諉，影響部門之間的和諧。

二、彩票檔案管理工作的完善策略

（一）提高認知，深化重要性

只有強調(diào)工作的重要性，才能夠引起大家的重視，才會有足夠的關(guān)注，才能讓檔案管理工作從無到有。當一個中心任務(wù)不再只停留在部分人的口頭相傳，而是在上層領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下逐漸深刻的意識到其在整個工作中的重要地位，確定并認真執(zhí)行科學(xué)而嚴謹?shù)臋n案管理標準，才會在實際應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)道路、逐步完善，落實彩票檔案管理工作。進而才不會白白浪費檔案管理從事工作人員記憶各個部門下調(diào)配合之間的持續(xù)努力、創(chuàng)新，才能夠進一步適應(yīng)彩票行業(yè)的高速發(fā)展體系。

（二）完善工作機制

對于檔案類型復(fù)雜繁多的彩票行業(yè)來說，要明確重心，做到科學(xué)而又規(guī)范的管理，一個全面而又符合發(fā)展的規(guī)章制度，對于提高管理水平、確保檔案管理流程順利只能是錦上添花。加強彩票行業(yè)各部門之間的聯(lián)系，協(xié)調(diào)統(tǒng)一各部門檔案歸屬工作，深化國家強調(diào)有關(guān)檔案管理工作的規(guī)章制度及方針政策學(xué)習(xí)，并制定及完善科學(xué)的規(guī)章制度，讓各部門有章可依、各司其職，為彩票檔案工作的順利進行提供重要保障，體現(xiàn)出檔案管理工作在整個工作任務(wù)中的重要性意義。

（三）檔案管理經(jīng)費不足

一個部門的具體項目想要全面而又迅速的展開少不了背后經(jīng)費的大力支持。對目前國內(nèi)彩票行業(yè)檔案管理工作而言，上層領(lǐng)導(dǎo)的不重視、下層員工的不在意，缺少經(jīng)費的支持、缺少員工的反映，導(dǎo)致目前絕大數(shù)彩票檔案管理工作受到經(jīng)費的限制。從根本上缺少相應(yīng)的彩票管理檔案基礎(chǔ)配套設(shè)施，從事檔案管理的工作人員更是缺少技術(shù)以及思想方面的深造學(xué)習(xí)，弱化了崗位職能，導(dǎo)致相關(guān)從事人員不能全心全力的投入工作，在一定程度上阻礙了彩票檔案管理工作的可持續(xù)性發(fā)展，進而促使檔案管理工作愈加與彩票行業(yè)發(fā)展距離拉大，影響彩票行業(yè)的發(fā)展規(guī)劃。

（四）檔案電子化管理的進一步推進

人工檢索相對于計算機檢索而言在速度、精度、效率上都大打折扣，因此在彩票檔案管理工作上對于其進行電子化管理改革不但符合未來的發(fā)展趨勢，而且能夠充分體現(xiàn)檔案管理工作的實際價值。為滿足日益發(fā)展的彩票行業(yè)、貼近實際工作需要，檔案管理工作的發(fā)展應(yīng)該及時適配專用的檔案管理計算機，結(jié)合先進的檔案管理軟件，對檔案進行錄入、劃分，形成完善、精準的電子檔案目錄。與此同時，將曾經(jīng)的紙質(zhì)檔案一同錄入規(guī)劃其中，形成完整的彩票電子檔案體系，更加方便未來檔案采集、查詢。此外，電子檔案安全性不如紙質(zhì)檔案，應(yīng)該做好備份工作以及防護措施，避免工作人員操作失誤及私自更改等等問題。再者，對電子檔案的管理工作進行細致劃分，聘用從事專業(yè)檔案管理工作人員，定期維護檔案管理系統(tǒng)。

新時代發(fā)展下的檔案管理工作，應(yīng)該應(yīng)用新思路開闊思維、應(yīng)用新方法完成工作，充分發(fā)揮當今科技水平，結(jié)合實際工作，提高工作效率，進一步推進彩票檔案電子化管理。

（五）開展檔案管理培訓(xùn)工作

定期開展檔案管理培訓(xùn)活動，學(xué)習(xí)新思想、新方法，借鑒先進策略，充分了解、認知檔案工作重要性。從事彩票檔案工作人員做好行動及思想上的筆記，要有規(guī)劃、有紀律、有思想的完成檔案管理工作的每一個步驟，提高彩票檔案管理質(zhì)量，進一步推進檔案管理工作，落實檔案管理在彩票發(fā)展過程中的重要地位。

三、結(jié)語

綜上所述，彩票行業(yè)的迅速發(fā)展需要做好檔案管理工作，對于檔案管理不僅是從事相關(guān)工作人員的責(zé)任，更是該行業(yè)進一步發(fā)展的地基力量。福彩的檔案管理工作任重道遠，是一項不可缺少的工作，也是一個巨大的挑戰(zhàn)。彩票檔案工作的順利落實能夠更好的為福彩發(fā)行工作服務(wù)，與業(yè)務(wù)工作緊密聯(lián)系，促進中國彩票行業(yè)再次發(fā)展。

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