加強高職院校系級教學檔案管理的思考-教育論文

記表；年度考核表；參與團隊建設情況；參與課程建設情況參與教學改革情況；教學獲獎情況。
學籍檔案的清晰度、完整度和正確率代表了一個學校的管理水平。它是教學檔案的一個重要部分，不僅涵蓋了學生在校期間的所有活動，也是反映學生在校時期學習、生活情況的最原始材料。如：胡錦濤主席在訪問法國期間，參觀了鄧小平先生在二十世紀二十年代留學法國時期曾經(jīng)就讀的學校，學校當即調(diào)出小平先生當年的學籍檔案請胡錦濤主席觀看。近百年的時間保留完好，一方面反映了學校對鄧小平先生的尊敬，一方面也可以看出學校教學檔案的優(yōu)良管理水平。學籍檔案的內(nèi)容有：
學生入學材料。包括招生計劃、招生簡章、報名表、入學成績冊、學生本人自然情況、審批表、錄取通知書存根等一系列入學前的原始材料。
在校學籍材料。包括學生登記表、注冊表、學籍表、學籍異動情況、學生獎懲材料等。
畢業(yè)材料。包括畢業(yè)、結業(yè)生名單、證書發(fā)放存根、學生通訊錄、畢業(yè)生照片、畢業(yè)成績單、論文成績、優(yōu)秀畢業(yè)生材料及有關審批材料等。
隨著高職院校教育體制改革的不斷深入及辦學形式的多元化發(fā)展，教學形式與課程模式呈多元化、多樣化和復雜化發(fā)展，這就對我們教學檔案的管理提出了更新和更高的要求。教學檔案是教學管理和教學評估不可缺少的重要組成部分。而高職院校系級教學檔案管理工作起步較晚，制度不夠健全。因此，加強教學檔案管理工作愈發(fā)顯得更為重要，形勢的發(fā)展迫切要求教學檔案的管理更上一層樓。必須進行系統(tǒng)化、科學化的整理，才能使教學檔案為提高教學質(zhì)量服務，才能確保教學工作順利開展。系級教學檔案一般分為文字、圖表、圖片、聲像等不同載體的文件材料，是教學的重要歷史信息。包括下五類：
一、教學材料檔案
是指反映教學活動的教學材料檔案，涉及范圍廣范，也是系級檔案的主體。主要有各專業(yè)培養(yǎng)目標、教學計劃、各學科教學大綱、教學計劃單、擬任課及師資配備表、教學進度表、教學任務單、課程表、教學工作的各項管理規(guī)章制度、考試試題及標準答案、考試安排表、學生成績單、試卷分析、命審題說明書、考試質(zhì)量分析報告、各專業(yè)使用教材情況、課程建設、教學改革方面的材料等。
二、實踐教學檔案
包括實踐計劃、實踐課表、學生實踐報告等、頂崗實踐及專業(yè)見習計劃、實習大綱、實習教案、實習指導書、實習總結以及調(diào)查報告等。
三、教師業(yè)務檔案
教師業(yè)務檔案是反映教學業(yè)務及
個人學術成績的綜合材料。凡屬教師業(yè)務活動直接形成的有保存價值的材料重點選擇收集整理、保存入檔。主要有：
1、專業(yè)技術職務自然情況檔案材料。包括教師的學歷、學位證書；專業(yè)技術職務證書；教師資格證書；職業(yè)資格證書；進修證書；學術兼職及行政榮譽證書；行業(yè)企業(yè)經(jīng)歷情況；外語、計算機證書；普通話證書。
2、專業(yè)技術職務科研檔案材料。包括科研論文；專著或教材；參與科研項目；科研成果獲獎情況。
3、專業(yè)技術職務教學檔案材料。包括承擔教學任務情況；學期工作量登
4、行政材料檔案包括系年度總結和計劃；院級行政單位下達的指令性文件、材料以及圖像資料；院、系召開的會議記錄、圖像資料等。
四、采取科學管理的方法，加強系級檔案管理的對策
1、建立和健全系統(tǒng)有序的管理體制。高職院校必須建立“專人、專權、專管”的檔案管理制度，明晰管理人員責任和職務范圍，成立和完善專門檔案室，確定專兼職檔案管理員，出臺相應的檔案管理員崗位職責。深化崗位重要性培訓，提高職工對教學檔案管理的重視度和認知度，適當普及科學管理的知識。對教學檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則、以及立卷歸檔的程序等做出了明確的規(guī)定。并定期檢查、考核，引導系部檔案管理工作向制度化、規(guī)范化方向發(fā)展。
2、加強服務管理意識。檔案管理
這的檔案意識是影響基礎管理的另一項重要內(nèi)容。我們的一切工作都是為提高教學質(zhì)量服務的。我們應從宣傳入手，提高各級檔案人員對檔案管理重要性的認識，把給及教學檔案負責制落實到實處，嚴格做好檔案的收集整理工作。糾正“重管輕用”的思想，充分調(diào)動各級檔案管理人員的積極性，不斷提高教學檔案服務水平，才能是教學檔案充分發(fā)揮其在教學科研中的重要作用。
3、適當?shù)脑黾咏?jīng)費，采用先進的現(xiàn)代化設施和方法，加強教學檔案管理的現(xiàn)代化和開發(fā)利用。隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，原檔案封閉落后的管理機制已不能適應當前檔案管理的需要，甚至很大程度上制約了檔案管理工作的進步與發(fā)展，我們應解放思想、更新觀念，逐步將先進的技術和設備引入管理工作中，實現(xiàn)檔案管理的微機化、網(wǎng)絡化、信息化、統(tǒng)一化。
如試題庫、成績管理系統(tǒng)、學籍管理系統(tǒng)、教師電子檔案系統(tǒng)等，提高效率，避免人力、物力的浪費。利用現(xiàn)代技術手段對信息搜索的便利、快捷、準確的優(yōu)勢，通過建立網(wǎng)上檔案服務平臺，構建數(shù)字化檔案目錄，配合建立各類檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，為廣大師生提供便捷的目錄索引搜索，更大程度上方便資料的檢索和查詢，是檔案管理工作的成果發(fā)揮最大作用。
綜上所述，教學檔案的管理工作是高職院校一項重要的基礎工作。系級教學檔案也是學校教學檔案的基礎，只有做好系級教學檔案管理工作，才能實現(xiàn)高校教學檔案管理信息化、規(guī)范化和科學化。形成全校教學檔案梯級管理的科學先進模式。這不僅是高職院校教學檔案管理目前跟上現(xiàn)實需求的當務之急，也是今后持續(xù)發(fā)展的必由之路。