淺談高校檔案管理信息化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，為各項(xiàng)工作的開展帶來了福音，高校作為重要的人才培養(yǎng)基地，其在我國的建設(shè)與發(fā)展中有著重要的地位與作用，而高校檔案管理工作作為高校建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其只有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化與數(shù)字化才能得到質(zhì)的飛躍，才能為數(shù)字校園建設(shè)提供助力，做到信息的快速處理與傳輸，為我國教育事業(yè)做出更大貢獻(xiàn)。

1現(xiàn)階段我國高校檔案管理中的問題

1.1管理意識(shí)不強(qiáng)，管理方法落后

現(xiàn)階段很多高校將工作重點(diǎn)放在教育規(guī)模與教育質(zhì)量的提升上，因此將更多的人力、物力與時(shí)間都投入其中，對(duì)于其他工作有所疏忽，因此這對(duì)于高校檔案管理工作開展尤為不利。一些高校領(lǐng)導(dǎo)人員甚至尚未認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性所在，有些人覺得檔案管理工作無關(guān)緊要，能緩緩就緩緩，將檔案管理工作定性為簡單檔案保存與記錄，根本沒有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的作用與價(jià)值，同時(shí)也未能投入相應(yīng)的資金，檔案管理工作的硬件條件始終得不到良好的改善與提升，導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量上不來，整體規(guī)劃與實(shí)際情況沖突較大。除此之外，現(xiàn)階段高校檔案管理工作的形式與方法也比較落后，現(xiàn)代化管理手段運(yùn)用較少，檔案管理的工作者自身安于現(xiàn)狀，缺乏工作積極性，導(dǎo)致檔案管理效率與質(zhì)量較差。

1.2利用效率低，檔案功能少

一般情況下，高校雖然不重視檔案管理工作，但是檔案數(shù)量卻非常驚人，但是由于檔案管理人員意識(shí)不強(qiáng)與學(xué)校不重視等因素的影響，導(dǎo)致檔案的利用率十分低下的，檔案管理效率低、價(jià)值低。在高校中，很多人認(rèn)為檔案管理工作的實(shí)際意義不強(qiáng)，只是簡簡單單的保存而已，這也是高校檔案管理水平始終提不上來的主要因素，因此高校相關(guān)工作者必須重視到檔案管理的重要作用，逐步提高檔案管理人員意識(shí)，轉(zhuǎn)變思維方式，才能更好的服務(wù)于廣大師生。

1.3思想落后，管理水平提不上來

現(xiàn)階段我國很多高校都將科研作為學(xué)校管理中的要點(diǎn)環(huán)節(jié)，因此對(duì)于檔案管理工作未能給與相應(yīng)的重視與把控。學(xué)校大部分領(lǐng)導(dǎo)都片面的認(rèn)為檔案管理工作是流程化的東西，缺乏變化，所以操作起來較為簡單，并且一些老領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于信息技術(shù)等新興技術(shù)也有著一定抗拒，接受新事物的速度較慢，思想觀念相對(duì)落后跟不上時(shí)代的發(fā)展要求，還有許多人員片面的認(rèn)為檔案管理工作就是對(duì)院校檔案記錄與保存，這是其多年從業(yè)所形成的慣性思維，一時(shí)半會(huì)兒很難有所改變，并且他們也逐漸熟悉了傳統(tǒng)的工作流程，對(duì)各種工作方法的應(yīng)用也比較熟悉，因此很難有所突破與創(chuàng)新，也不愿意去改變現(xiàn)狀，花費(fèi)時(shí)間與精力與學(xué)習(xí)、改革與適應(yīng)新的工作方式，而正是相關(guān)工作者與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的這種觀念，嚴(yán)重制約了高校檔案管理工作的發(fā)展，使得高校檔案管理工作難以滿足實(shí)際需求，其信息化發(fā)展速度較慢。認(rèn)識(shí)上的不足直接導(dǎo)致許多高校在檔案管理方面的投入力度較小，其不愿意消耗資源來建設(shè)相應(yīng)的檔案辦公區(qū)域或相關(guān)庫房，當(dāng)然現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備完全不具備信息化建設(shè)要求，因此導(dǎo)致檔案管理工作始終踏步不前，其缺乏發(fā)展動(dòng)力，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案分類混亂、檔案缺失等問題，不利于學(xué)校各方面工作的開展。

1.4缺乏協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

現(xiàn)階段，雖然有狠多高校都開始實(shí)行信息化檔案管理從，但是由于受到學(xué)校內(nèi)外等多因素的影響，絕大多數(shù)高校都是獨(dú)立完成檔案管理工作，相互之間缺乏溝通交流，更沒有能夠協(xié)調(diào)與統(tǒng)籌規(guī)劃的獨(dú)立部門來充分利用學(xué)校檔案信息的優(yōu)勢資源，各個(gè)學(xué)校之間都有著自己的特殊管理方式與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，想要實(shí)現(xiàn)集中管理較為困難，這也為信息共享帶來了諸多阻礙，不利于我國高校整體檔案管理水平的提升。

2高校檔案管理信息化建設(shè)措施

2.1檔案管理模式上創(chuàng)新

想要做好高校檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案功能，就應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，切實(shí)做好檔案收集工作。一方面要出色完成檔案的歸納整理工作，另一方面的還要逐步建立健全特案收入與管理辦法，檔案收集不僅僅要從一般性資料入手，更應(yīng)該突出高校特點(diǎn)，以學(xué)校工作中心環(huán)節(jié)、學(xué)校辦學(xué)特色以及重點(diǎn)任務(wù)等為要點(diǎn)，探索體現(xiàn)本校發(fā)展特殊性的特殊檔案。相關(guān)部門對(duì)于本部門具有檔案一定要心知肚明，不能隨意留用，要注意收集質(zhì)量，隨時(shí)做好整理與歸納工作；其次要對(duì)檔案征集工作進(jìn)行把控，不僅僅要進(jìn)一步擴(kuò)大宣傳力度，更應(yīng)讓個(gè)人主動(dòng)像學(xué)校檔案管進(jìn)行捐贈(zèng)或移交，并且可適當(dāng)運(yùn)用獎(jiǎng)勵(lì)手段，給與捐贈(zèng)者精神或物質(zhì)層面的獎(jiǎng)勵(lì)，如榮譽(yù)證書等等，但是不能強(qiáng)行違背他人意愿，逼迫他人捐贈(zèng)；要將高校內(nèi)發(fā)生的大事如實(shí)記錄，完善高校檔案信息，凸顯特色。同時(shí)還應(yīng)對(duì)并對(duì)傳統(tǒng)檔案征集方式進(jìn)行改革，通過有償購買等方面調(diào)動(dòng)相關(guān)人員捐贈(zèng)積極性，有助于學(xué)校文化與歷史的還原與保留，為學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的文化底蘊(yùn)。

2.2做好高校檔案信息庫建設(shè)工作

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)大數(shù)據(jù)庫之間的聯(lián)系也更加緊密，高校資源豐富，要想充分發(fā)揮其最大價(jià)值就不應(yīng)該積極限于自身使用，而是要將自己的數(shù)據(jù)庫與全國或全世界各大高校的數(shù)據(jù)庫聯(lián)系到一起，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息建設(shè)。高校獨(dú)立開展的檔案管理工作，只是有助于管理學(xué)校特色資源檔案，而提供給其他高校的檔案數(shù)據(jù)則可以實(shí)現(xiàn)資源共享的效果。所以高校之間應(yīng)積極交流溝通，切實(shí)實(shí)現(xiàn)資源共享，統(tǒng)一建設(shè)檔案信息管理機(jī)構(gòu)，對(duì)各個(gè)高校的檔案信息資源進(jìn)行規(guī)劃，不斷完善檔案網(wǎng)絡(luò)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。為此，學(xué)校更應(yīng)加大投入力度，從硬件設(shè)施與人員兩方面入手，切實(shí)使提高自身檔案開發(fā)能力與計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力，將檔案信息輸入到網(wǎng)絡(luò)之上，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化留存，提供更加全方位的服務(wù)。

檔案管理工作的開展是重中之重，高校有關(guān)人員也要積極運(yùn)用信息技術(shù)，建立健全信息數(shù)據(jù)庫，方便檔案的存儲(chǔ)與管理。首先在管理檔案時(shí)也要秉持檔案管理三原則，進(jìn)行有效管理，保證檔案聯(lián)系性與整體性；其次，是對(duì)館內(nèi)一些特色檔案進(jìn)行重點(diǎn)把控，必要時(shí)可設(shè)立獨(dú)立部門，由專員進(jìn)行管理，但也可將給案卷散開存放，且需要設(shè)立目錄方便日后查找與使用；第三，逐步建立檔案數(shù)據(jù)庫，豐富數(shù)據(jù)庫內(nèi)容。檔案信息資源庫的內(nèi)容主要時(shí)來源于對(duì)現(xiàn)有一些學(xué)校特色檔案的掃描與數(shù)字化加工，將原先紙質(zhì)文件以電子文件的形式呈現(xiàn)出來，方便管理的同時(shí)符合高校信息化建設(shè)要求。

2.3做好檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作

高校檔案管理工作也要符合時(shí)代發(fā)展需要，與多個(gè)單位之間形成聯(lián)合體，促進(jìn)資源共享，但與此同時(shí)，這種不同于傳統(tǒng)的檔案管理工作的的轉(zhuǎn)變對(duì)于相關(guān)工作人員的專業(yè)能力與技術(shù)水平有著更高的要求，從因此高校次應(yīng)做好檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作，用一批熟悉先進(jìn)管理方式、有著超前管理意識(shí)的專業(yè)人員，可通過招聘與培訓(xùn)兩種方式組建檔案管理團(tuán)隊(duì)。首先高校應(yīng)建立健全招聘制度，提高薪資待遇，吸引優(yōu)秀人員；其次高校應(yīng)做好培訓(xùn)工作，逐步提高檔案管理人員的專業(yè)水平與管理能力，為其創(chuàng)造更多外出學(xué)習(xí)與進(jìn)修的機(jī)會(huì)；第三，應(yīng)建立健全獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，全面調(diào)動(dòng)工作人員積極性，使其自發(fā)的去掌握更多先進(jìn)管理知識(shí)，自主提高其信息技術(shù)應(yīng)用能力，為高校管理的工作的開展奠定必要基礎(chǔ)。

2.4完善高校檔案信息化系統(tǒng)

檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)離不開完善、健全的檔案信息化系統(tǒng)，因此高校有關(guān)工作人員要想實(shí)現(xiàn)信息化，就必須從檔案管理系統(tǒng)的建立與健全做起。相關(guān)人員要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案管理工作嗎，采用特殊的專業(yè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的全方位把控，我們可以在這個(gè)平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的每一個(gè)操作，如檔案信息錄入、檔案的整理與檔案分類、檔案保存與檢索等等，通過相關(guān)硬件與計(jì)算機(jī)軟件來逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，切實(shí)提高信息化的技術(shù)水平。除此之外，有關(guān)人員更應(yīng)建立健全完善信息庫，并且的保證信息庫完整，從這個(gè)已有的信息庫中可以找到我們所需要的信息，并且保障信息的精準(zhǔn)性與可靠性。在實(shí)際操作過程中，我們要認(rèn)識(shí)到的計(jì)算機(jī)技術(shù)是一個(gè)不斷發(fā)展與變化的新興技術(shù)，那么計(jì)算機(jī)軟件或硬件都有著較快速度的發(fā)展，因此相關(guān)工作人員不僅要做好信息庫建設(shè)工作，更要定時(shí)對(duì)硬件與軟件進(jìn)行更新與升級(jí)，保障信息庫運(yùn)算速度與整體質(zhì)量，這樣才能讓整個(gè)的信息庫更加方便、快捷。這不僅僅需要檔案管理工作者的不懈努力，更需要專業(yè)從人員對(duì)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)與升級(jí)，才能確保整個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高檔案管理效率，為資源共享奠定基礎(chǔ)。

2.5做好網(wǎng)絡(luò)安全化建設(shè)

雖然計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為人們帶來了諸多便利，但是我們還是要從事物的兩面性對(duì)其進(jìn)行分析，看到其利弊所在。網(wǎng)絡(luò)安全的是一個(gè)老生常談的話題，一些網(wǎng)路黑客嚴(yán)重威脅到了網(wǎng)絡(luò)安全，也為許多企業(yè)帶來了不小的經(jīng)濟(jì)損失，信息被竊取的惡意攻擊行為常有發(fā)生，因此如果高校檔案管理工作要采用信息化方式進(jìn)行就必須要面對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全這一問題。這就要求高校必須做好網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)工作，保證檔案安全，對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)與更新，做好網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)管工作，盡最大努力防止信息被竊取。另一方面，檔案管理人員在工作中要具有嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的工作態(tài)度，避免因工作失誤而造成檔案信息錯(cuò)誤或者丟失的情況；對(duì)于一些有保密性要求的檔案，一定要嚴(yán)格遵守規(guī)定，對(duì)其進(jìn)采取保密措施，并且按照保密程度進(jìn)行分類：秘密、機(jī)密、絕密，對(duì)不同保密程度的檔案采取的保密措施也不同。

3結(jié)語

綜上所述，我們不難看出高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性所在，有關(guān)人員一定要積極探索，加大投入力度，全面提高檔案管理信息化水平，為高校長遠(yuǎn)發(fā)展提供助力。

本文來源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://12-baidu.cn/w/kj/21223.html