提升非營利組織檔案管理工作實效性的策略

近些年來我國各種非營利組織層出不窮，與此同時，國家也加強了對其的支持力度，但從目前來看，部分非營利組織在實際開展捐贈物資檔案管理的過程中還存在著較多的不利因素，對于檔案管理工作效率的提升有著一定的阻礙作用，這既不利于物資捐贈實際情況的完整呈現(xiàn)，也難以為后續(xù)工作的開展提供參考，基于此，有必要對檔案管理工作的優(yōu)化策略展開更加深層次的探討。

一、研究背景

對于社會來說，非營利組織本質(zhì)上其實屬于第三部門，同政府共同開展社會治理工作，為公眾提供各方面的公共服務(wù)，是當(dāng)前整體國家治理體系中至關(guān)重要的組成部分。非營利組織向公眾所提供的公益服務(wù)以及物資在極大程度上需要依靠募捐，這也是其重要的資金來源渠道，直接關(guān)系到非營利性組織未來的發(fā)展情況，并影響著項目本身影響力和可持續(xù)性。檔案管理是非營利組織所開展物資募捐工作的重要環(huán)節(jié)之一，對于非營利組織的募捐物資接收能力以及工作效率有著直接影響，所以筆者將立足于檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，提出相應(yīng)的優(yōu)化策略。

二、提升非營利組織檔案管理工作實效性的策略

（一）建立健全募捐物資檔案管理制度

通常情況下非營利組織內(nèi)部都會建立起一定的運行機制，但從目前來看，非營利組織針對檔案管理工作進行相關(guān)制度的建立并不完善，這便導(dǎo)致檔案管理人員工作的開展規(guī)范性難以有具體制度參考，制約了檔案管理的實效性。檔案管理制度的建立不僅要起到對于檔案管理行為的有效約束和規(guī)范作用，還能夠加強對于工作人員的管理，切實發(fā)揮出其應(yīng)用的作用，從根本上提升工作人員對于檔案管理的重視。規(guī)章制度的欠缺會使得非營利組織開展的物資募集工作出現(xiàn)紕漏，進而增加被人鉆空子謀求自身利益的風(fēng)險，所以要加強對于檔案管理制度的重視?；诖?，非營利組織應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)前工作中普遍存在的問題，對現(xiàn)有的管理制度進行優(yōu)化調(diào)整，以達到對于檔案管理人員的有效規(guī)范作用。

在當(dāng)前對于非營利組織捐贈物資檔案管理方面我國并未出臺統(tǒng)一的辦法，但在各種門類以及載體檔案方面已經(jīng)有與之相對應(yīng)的規(guī)范，并對其中的整理方式進行了更加詳細的規(guī)定，包括《歸檔文件整理規(guī)則》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等等，非營利組織應(yīng)當(dāng)結(jié)合相關(guān)規(guī)定的中的要求建立起相應(yīng)的考核制度以及責(zé)任制度，將捐贈物資檔案管理細化下分到各個工作人員的身上，以此提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為后續(xù)捐贈物資的高效分配以及利用效率的提升奠定堅實的基礎(chǔ)。以非營利醫(yī)療機構(gòu)所募集物資的檔案管理為例，針對捐贈協(xié)議以及集體決策會議紀要等原始資料，主要是由辦公室負責(zé)進行檔案管理，而捐贈專門小組指定的部門則會對捐贈協(xié)議、接收記錄以及使用發(fā)放記錄等檔案展開檔案備查管理工作，而工會、信息科、醫(yī)學(xué)裝備科以及藥劑科則會負責(zé)管理日常維修維護記錄、設(shè)備類信息、捐助財產(chǎn)使用計劃等檔案信息的管理[1]。

（二）加強現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用

近些年來我國非營利性組織在募捐物資檔案管理方面存在著信息化水平不足的問題，這主要是因為起步晚和意識程度不足。在采用信息化手段進行檔案管理之前，最主要使用紙質(zhì)檔案管理，然而當(dāng)前紙質(zhì)檔案無論是在錄入還是在應(yīng)用方面都面臨著效率不高的問題，所以有必要加強開展電子檔案的建設(shè)工作，以提升非營利組織檔案管理的信息化水平。為有效落實上述目標(biāo)，要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上加大在財力、物力以及人力等方面的投入，并對檔案信息化管理工作開展的各個環(huán)節(jié)進行優(yōu)化協(xié)調(diào)，以加速紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化速度。

對于非營利組織來說，其所募集而來的物資往往來自四面八方，而且在種類上呈現(xiàn)出多樣性的特點，這便使得工作人員的工作量大幅增加。而現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用能夠有效提升檔案管理人員的工作效率，并緩解其工作壓力，但與此同時，檔案管理人員自身應(yīng)當(dāng)具備良好的信息化技術(shù)水平，并積極學(xué)習(xí)當(dāng)前各項先進的信息化技術(shù)，與此同時還要形成相應(yīng)的崗位責(zé)任意識，切實提升捐贈物資檔案管理的時效性。從接收、錄入、處理以及儲存等多方面內(nèi)容著手保障檔案信息化管理的效率。

（三）提升檔案管理的連續(xù)性

部分非營利組織所進行的慈善捐贈行為大多會有著持續(xù)性的特點，捐贈的對象有的需要長期接受幫助，所以檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)與物資捐贈的這一特點相適應(yīng)，適當(dāng)提升物資檔案管理的連續(xù)性，并結(jié)合當(dāng)前實際情況的變化對檔案管理的措施進行優(yōu)化調(diào)整，以實現(xiàn)持續(xù)不斷地對物資應(yīng)用狀況進行跟蹤記錄，對受助人員的各方面實際情況產(chǎn)生更加深刻的認識和了解，在此基礎(chǔ)上對救助的實效性進行分析和判斷，結(jié)合判斷結(jié)果對相應(yīng)的救助策略展開及時的調(diào)整工作，切實體現(xiàn)出慈善捐贈的實質(zhì)性作用。由此可見非營利組織開展捐贈物資檔案管理工作的重要性，其不僅能夠?qū)⑽镔Y捐贈的實際情況更加完整和直觀地呈現(xiàn)出來，還能夠在一定程度上對后續(xù)的慈善捐助行為提供參考，對于慈善行為有效性的不斷提升有著重要作用。

三、結(jié)論：綜上所述，優(yōu)化開展檔案管理工作能夠有效提升非營利組織捐贈物資管理工作效率的提升，對于非營利組織的持續(xù)平穩(wěn)發(fā)展有著積極的促進作用。因此，非營利組織要立足于檔案管理這一重點工作內(nèi)容，建立健全相應(yīng)的檔案管理制度，充分發(fā)揮其對于檔案管理人員的規(guī)范作用，與此同時還要適當(dāng)引入信息化技術(shù)，提升檔案管理的效率，為非營利組織物資募捐工作的高質(zhì)量開展創(chuàng)造良好的條件。

本文來源：《魅力中國》：http://12-baidu.cn/w/wy/25805.html